Energie und Innovation im Fürstentum Monaco

SMEG (Société Monégasque de l'Électricité et du Gaz) versorgt das Fürstentum Monaco seit 132 Jahren mit Elektrizität und Gas. Das Unternehmen ist außerdem für die Wartung und den Betrieb von öffentlichen Beleuchtungsanlagen sowie für die Versorgung und Verteilung von Heizung und Kühlung über das Netzwerk für einen Teil des Landes verantwortlich. Daher haben Sicherheit, Kundenservice und Innovation im Einklang mit den Umweltstandards Priorität.

Bei mehreren Hunderttausend Tourist:Innen pro Jahr, einer umfassenden wirtschaftlichen Aktivität und entsprechenden Ereignissen muss die vorhandene Infrastruktur optimal funktionieren.

Thomas Cartereau, Chief Information Officer von SMEG, leitet ein Team zur Unterstützung der digitalen Transformation des Unternehmens. Er erklärt, warum SMEG vor fast einem Jahrzehnt den Blick auf die Cloud richtete: „Mit dem alten System konnten wir keine Dateien mit externen Parteien teilen. Unsere Herausforderung bestand also darin, allen Beteiligten überall einen verfügbaren, sicheren und zugänglichen Service zu bieten.”

Teammitglieder verwenden viele verschiedene Arten von Inhalten für ihre Arbeit, darunter Tabellen, PDF-Dateien, Word-Dokumente, JPGs, XML-Dateien und Videos. Die Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und unabhängigen Auftragnehmern gestaltete sich mit den lokalen Inhalts-Tools von SMEG schwierig. Mitarbeiter:Innen, die sich Schatten-IT zuwandten, entfachten zudem eine große Sicherheitsbedrohung – ein häufiges Problem für Unternehmen, die mit der Digitalisierung von Verbraucher-Apps nicht mithalten konnten.

Zeiteinsparungen von mehreren Wochen dank digitalisierten, in der Cloud gesicherten Inhalten

SMEG ist ein etabliertes Unternehmen mit Hunderten von Partnern. Daher ist die externe Zusammenarbeit entscheidend, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Cartereau erinnert sich: „Vor Box lagen alle unsere Dokumente auf Servern in unseren Rechenzentren, die von außen nicht zugänglich waren, was die Zusammenarbeit erschwerte.“

Letztendlich musste die gewählte Lösung auch in Zukunft sicher, skalierbar und nachhaltig sein, damit das Team weiter darauf aufbauen konnte. Die Lösung lag in der Cloud, doch hier musste sorgfältig ausgewählt werden. SMEG benötigte eine Cloud-Content-Management-Lösung, die sowohl die interne als auch die externe Zusammenarbeit an mehreren Terabyte Dateien ermöglicht, ohne die Sicherheit oder Compliance zu beeinträchtigen. Ferner war eine Plattform erforderlich, mit der Mitarbeiter:Innen weiterhin in Microsoft Office und Google Workspace arbeiten können – zwei Plattformen, auf die innerhalb des Unternehmens häufig zugegriffen wird.

Mit der Content Cloud wurde diese Vision zur Realität. Externe Partner haben jeweils ein eigenes Box-Konto für die direkte Zusammenarbeit mit SMEG, und es ist jetzt möglich, dass Teams virtuell zusammenarbeiten. Cartereau fügt hinzu: „Die Digitalisierung von Dokumenten hat uns wertvolle Zeit gespart. Mit der Box-Lösung konnten wir Dokumentations-Workflows in Abteilungen einrichten, was uns in einigen Anwendungsfällen bis zu drei Wochen an Zeit eingespart hat.“

Über 2.500 gemeldete Sicherheitsvorfälle

„In unserem Arbeitskontext und mit so vielen externen Partnern war es wichtig, dass wir die Rückverfolgbarkeit von Zugriffen und auch die Berechtigungen für und Sicherheit von Dateien sorgfältig verwalten können“, so Cartereau. Zu diesem Zweck arbeitet SMEG mit Box bei bestimmten Sicherheitstools zusammen.

• Box Zones ermöglicht es SMEG, Daten innerhalb des europäischen Gebiets zu behalten – ein wichtiger Punkt für regionale Vorschriften.
• Dank der schnellen Einführung von Box Sign wurden die Partner-Workflows verbessert. Die Lösung kam bei beteiligten Teams und Anbietern gut an.
• Box Shield wird verwendet, um bestimmte Arten von regulierten Inhalten zu schützen.

Mit den Klassifizierungseinstellungen von Shield hat SMEG mehr als 2.000 versuchte Freigaben sensibler Links blockiert, indem Benutzer:Innen diese von vornherein nicht mehr generieren konnten. Shield hat außerdem etwa 2.500 potenzielle Sicherheitsvorfälle gemeldet. „Der Einsatz von Shield war für uns offensichtlich“, sagt Cartereau. „Digitale Sicherheit ist eines unserer Hauptaugenmerke, und Box Shield ermöglichte uns, die Sicherheit unseres Speicherplatzes in der Cloud drastisch zu verbessern.“

Das IT-Team von SMEG schätzt insbesondere die integrierte Antiviren-Software von Shield. Shield verfolgt auch alle verdächtigen Zugriffe auf Dateien, z. B. Verbindungen in unerwünschten Bereichen, um sicherzustellen, dass der Zugriff immer legitim und sicher erfolgt. Er bestätigt: „Dank Box Shield fühle ich mich heute sicherer als zuvor.“

Die enge Zusammenarbeit mit Box

SMEG plante den Umstieg auf die Content Cloud sehr sorgfältig und mit tatkräftiger Unterstützung von Box. Box Consulting half bei der Entwicklung eines erstklassigen Ansatzes, der auf Erfahrungen mit anderen Unternehmen desselben Typs, derselben Größe und des gleichen Content-Vehaltens basiert. Durch die Zusammenarbeit mit Box bei der Erstellung einer Roadmap für die Content Cloud und mit dem Feedback von Box-Expert:Innen konnte das Team von Cartereaus die passende digitale Umgebung für SMEG schaffen.

Bezogen auf das Ergebnis des gut durchdachenen Ansatzes erzählt Cartereau: „Selbst vor sieben Jahren gab es keinen Widerstand hinsichtlich einer Cloud-Ausrichtung.“

SMEG pflegt weiterhin eine enge Beziehung zu seinem Customer Success Manager bei Box, der im Laufe der Jahre an der Entwicklung der Technologiebeziehung beteiligt war und auch künftig für die Partnerschaft von entscheidender Bedeutung ist. Cartereau erklärt: „Unsere Beziehung zu Box ermöglicht es uns, mit der Roadmap zu interagieren und zu entscheiden, welche Funktionen wir bereitstellen möchten. Im Gegenzug profitiert Box vom Feedback unserer Benutzer:Innen. Diese Beziehung ist für uns tagtäglich von entscheidender Bedeutung.“

Erfolgreiche Modernisierung bewährter Prozesse

Mit Box konnte das Unternehmen mehr als 1,4 Millionen Dateiversionen aufbewahren, 125 mobile Benutzer:Innen aktivieren und mehr als 1.400 E-Mails über die Content Cloud speichern. Dank dieser beeindruckenden Ergebnisse wird Box heute in allen Bereichen von SMEG für die externe und interne Zusammenarbeit eingesetzt. Mit einem durchdachten Übergang von papierbasierten Prozessen zu einer skalierbaren, sicheren cloudbasierten Content-Strategie bleibt SMEG im Zeitalter der Digitalisierung wettbewerbsfähig.

Die Lösung von Box ist ein zentraler Bestandteil unseres digitalen Ökosystems. Mittlerweile wird sie in jeder Rolle und allen Anwendungsbereichen eingesetzt.