Schluss mit jahrzehntelanger Komplexität

Walker & Dunlop ist auf die Finanzierung von Gemeinschaften spezialisiert, in denen Menschen wohnen, arbeiten, einkaufen und ihre Freizeit verbringen. 2021 wickelte das Unternehmen erfolgreich Immobiliengeschäfte in Höhe von 68 Mrd. US-Dollar ab, darunter Wohn-, Büro-, Gewerbe- und Hotelimmobilien, und schaffte es damit unter die Top 3 der Unternehmen im Bereich der Finanzierung und des Verkaufs von Gewerbeimmobilien. 

Außerdem verzeichnete das Unternehmen ein rasantes Wachstum und konnte seine Größe in den letzten fünf Jahren mehr als verdoppeln und 2021 einen Umsatz von über 1 Mrd. US-Dollar erwirtschaften. Das zweistellige prozentuale Wachstum im Jahresvergleich brachte aber für die Technologie-, Verkaufs- und Service-Teams auch Herausforderungen mit sich, mit dem hohen Wachstum Schritt zu halten. Das immense Volumen an Finanzierungen und die Komplexität jeder einzelnen Transaktion hatten einen exponentiellen Anstieg an Dateien, Dokumenten und anderen digitalen Medien zur Folge. Das Unternehmen suchte händeringend nach einer Lösung, um die digitale Bürokratie in den Griff zu bekommen und die interne und externe Zusammenarbeit sicher, einfach und unkompliziert zu gestalten.

Es wurde schnell klar, dass das Unternehmen ein intelligenteres Content Management-System benötigte, um seinem transformativen Geschäftsansatz gerecht zu werden. Als wesentliche Voraussetzungen musste die Plattform Unterstützung für die virtuelle Zusammenarbeit der mehr als 1.200 Mitarbeiter an 40 Standorten in den USA und die sichere Integration in Tools wie Salesforce bieten. Nach intensiver Recherche entschied sich Walker & Dunlop schließlich für Box.

Eine sichere Plattform für eine Fülle von Inhalten

Das Transaktionsvolumen von Walker & Dunlop im Bereich Darlehen und Immobilienverkäufe belief sich 2021 auf über 68 Mrd. US-Dollar. Außerdem verfügt Walker & Dunlop mit Darlehen in Höhe von insgesamt über 115 Mrd. US-Dollar über das größte Kreditservicing-Portfolio in den USA. Im Laufe der Jahre haben sich bei dem Unternehmen Millionen von Unterlagen angesammelt, die insgesamt ein Inhaltsvolumen von mehr als 53,4 TB ergeben und jetzt in Box gespeichert sind.

„Mit der Bearbeitung einer Transaktion zur Gewerbeimmobilienfinanzierung ist ein enormer Dokumentationsaufwand verbunden“, erklärt Michael Glick, CTO bei Walker & Dunlop. „Im Laufe der Jahre haben wir mehrmals versucht, alles auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen, aber ohne Erfolg. Wir konnten einfach keine einheitliche Lösung finden. Es ist vergleichbar mit der Situation, wenn man schon jahrzentelang im selben Haus wohnt und sich partout nicht mehr erinnern kann, wo man vor einiger Zeit etwas verräumt hat. Vielleicht ist es ja im Dachboden oder in einem Karton im Keller oder in der Garage.“

Walker & Dunlop benötigte ein System, um dieses Problem einfach und sicher zu lösen und für optimale Zugänglichkeit der Inhalte zu sorgen.

Integration von Box und Salesforce – eine leistungsstarke Kombination

Walker & Dunlop nutzt Salesforce als Customer-Relationship-Management-System und Haupt-Pipeline-Anwendung, um die Laufzeit jedes einzelnen Darlehens – vom Antrag bis zum Abschluss und Servicing – und Investment-Verkaufsangebote zu verwalten. Der Großteil der Mitarbeiter des Unternehmens verwendet Salesforce täglich für die Bearbeitung von Darlehens- und Angebotstransaktionen. Dazu ist eine komplexe Ordner- und Berechtigungskonfiguration erforderlich, die dynamisch verwaltet wird und auf Salesforce-Daten und -Aktionen basiert. Sämtliche Inhalte, die in diese Kategorien fallen, müssen in den entsprechenden Ordnern gespeichert werden. 

„Wir hatten definitiv kein gutes System, um Transaktionsunterlagen zu verwalten“, so Michael Glick zu der Herausforderung. „Die Unterlagen waren einfach überall verstreut. Wir mussten einen Prozess einführen, der sicherstellte, dass alles an Ort und Stelle war und die Beteiligten problemlos auf die benötigten Daten zugreifen konnten – ohne viel Zeit und Energie auf die Suche verschwenden zu müssen. Auf der Suche nach einer Content Management-Lösung war die nahtlose Integration in Salesforce für uns daher eine unserer obersten Prioritäten. Wir wollten das System nicht erst mühsam zusammenstöpseln und zusammentackern müssen. Mit Box können wir jetzt direkt in Salesforce genau auf die Dokumente zugreifen, die wir brauchen.“

Alle von Walker & Dunlop gewünschten Vorteile in einer Lösung

Bailey Russell ist Product Owner bei Walker & Dunlop und seit fünf Jahren für das Unternehmen tätig. Sie bestätigt, dass der Zugriff auf Inhalte viel einfacher geworden ist, seit Box im Unternehmen zum Einsatz kommt.

„Vor Box hatten wir keine Mobil-App, sodass es eine wahre Herausforderung war, von unterwegs aus auf Inhalte zuzugreifen“, erklärt Bailey Russell. „Ich erinnere mich noch gut daran, dass ich Kopien von Unterlagen per E-Mail an mich selbst schickte, um nach Geschäftsschluss darauf zugreifen zu können, da das die einzige Möglichkeit war, sie auf mein Mobilgerät zu bekommen. Als wir dann begannen, im Homeoffice zu arbeiten, brachte Box die Trendwende. Für unsere Benutzer ist es so viel einfacher, direkt über ihr Smartphone oder andere Privatgeräte auf Dokumente zuzugreifen als über das Netzwerk von Walker & Dunlop. Das gilt umso mehr für eine flexible Arbeitsumgebung.“

Die enge Zusammenarbeit mit den Kunden und internen Mitarbeitern an allen möglichen Arten von Unterlagen ist ein wichtiger Aspekt des Transaktionsprozesses von Walker & Dunlop. Daher war eine cloudbasierte Plattform die beste Wahl, um den Arbeitsplatzanforderungen gerecht zu werden.

„Sie musste solide sein, das heißt, hohe Verfügbarkeit, ausgezeichnete Skalierbarkeit und zuverlässige Sicherheit bieten“, sagt Michael Glick. „Das waren unsere Hauptkriterien. Außerdem suchten wir ein Unternehmen, das es noch lange geben würde.“ 

Es war für uns eine große Investition, weshalb es uns so wichtig war, dass wir auf die Lösung absolut vertrauen konnten. Box war die einzige Option, die alle Kriterien auf unserer Liste erfüllte.

Box und Salesforce in Aktion

Walker & Dunlop hat Box in seinen Salesforce-Workflow integriert, um einen programmatischen Lebenszyklus zu ermöglichen, da die meisten Unternehmen Salesforce nur als Ausgangspunkt für die Erstellung von Ordnern für kundenbezogene Inhalte nutzen. Indem das Unternehmen de facto den gesamten Lebenszyklus einer Opportunity steuert, bietet es Benutzern bei der Darlehensbearbeitung die gewünschten Kontrollen aus einer Hand.

Für Michael Glick lässt sich Box jetzt ganz einfach und reibungslos in die Laufzeit einer Walker & Dunlop-Opportunity eingliedern.

Sobald eine Opportunity erstellt wird, generiert Box automatisch basierend auf den vom Unternehmen festgelegten Regeln eine vordefinierte Ordnerstruktur. Das Endergebnis ist eine genau definierte Struktur, die optimal auf die Laufzeit der Darlehens-Opportunity zugeschnitten ist. 

„Sobald ein Benutzer auf die Box-Registerkarte für die Opportunity klickt, wird er zur Ordnerstruktur der Opportunity weitergeleitet und kann sofort mit der Bearbeitung beginnen. Dadurch konnte Walker & Dunlop die Produktivität enorm steigern.“

Entwicklung eines transformativen Geschäftsansatzes mit Box Consulting

Nachdem sich Walker & Dunlop entschieden hatte, Box für alle Mitarbeiter bereitzustellen, erkannte die Geschäftsleitung, dass sich die Migration aller Inhalte von so vielen verschiedenen Teams möglicherweise als schwierig herausstellen könnte. In jedem Team gab es ganz verschiedene Ordnerstrukturen und unterschiedliche Rollen.

„Die Inhalte waren einfach überall verstreut, weshalb die Migration zu Box jede Menge Planung und Änderungsmanagement erforderte“, erklärt Bailey Russell. „Box Consulting riet uns dazu, für jedes Team bei Walker & Dunlop Content-Verantwortliche zu bestimmen und die zukünftigen Ordnerstrukturen zu entwickeln. Wir setzten uns mit den Content-Verantwortlichen zusammen, um herauszufinden, wo ihr Team Inhalte speicherte, welche Berechtigungen erforderlich waren und was sie zukünftig brauchen würden. Die Box-Migration war auch eine großartige Gelegenheit, die bisherigen Inhalte zu bereinigen. Die Zusammenarbeit mit Box Consulting bei diesem Prozess war uns eine große Hilfe beim Änderungsmanagement und bei den technischen Details jeder Migration.

Bailey Russell war für die Hilfe des Box Consulting-Teams sehr dankbar.

„Die Box Consulting-Mitarbeiter reagierten sehr schnell auf unsere Anfragen, beantworteten alle unsere Fragen und waren selbst an Wochenenden für uns erreichbar. Sie waren einfach großartig und ich fand die Zusammenarbeit mit ihnen toll.“

Jetzt da das Unternehmen die Migration zu Box erfolgreich gemeistert hat, ist es Michael Glick und Bailey Russell zufolge gut aufgestellt, um die ambitionierten neuen Wachstumsziele, die CEO Willy Walker vorschweben, zu erreichen. Willy Walker möchte die Unternehmensgröße bis 2025 mit Box als wichtigem Lösungs- und Geschäftspartner verdoppeln.