Comment bien choisir un hébergement cloud

Documents, vidéos, feuilles de calcul, présentations ... Le contenu fait tourner toutes les entreprises. Il est d’ailleurs plus que probable que vos clés USB, disques durs de sauvegarde et serveurs locaux soient là pour le prouver. Bien que les options de stockage physique aient leurs avantages, elles peuvent être lourdes à maintenir : en effet, les équipements de stockage externe se détériorent ou se cassent avec le temps. De plus, les employés peuvent facilement les égarer et exposer vos précieuses ressources à des risques de sécurité.

Si vous n'avez pas encore transféré votre contenu vers le cloud, il est temps de le faire.

Choisir un hébergement cloud vous permet d'accéder à votre contenu depuis n'importe quel périphérique connecté à Internet. Vous pouvez également attribuer des autorisations à chaque fichier pour permettre à des utilisateurs spécifiques d'y accéder. C'est en général une façon pratique et sécurisée de stocker l’ensemble de votre contenu.

Avant de décider quel stockage cloud choisir, vous devez d'abord déterminer la quantité de stockage dont votre entreprise a besoin. La réponse dépend du volume et de l'utilisation du contenu de votre entreprise.

Qu'est-ce que le stockage cloud ?

Avant de s'intéresser aux besoins en stockage cloud, il est important de maîtriser quelques notions technologiques de base. En résumé, le stockage cloud est un moyen rentable de stocker des fichiers que vous conserveriez autrement sur des périphériques physiques, notamment des disques durs ou des clés USB. Avec le stockage cloud, votre contenu vit sur des serveurs gérés par votre fournisseur de plate-forme de gestion cloud. Vous n’avez donc plus besoin de stocker vos données en local sur un périphérique, et accédez à vos fichiers par Internet.

Avec le stockage cloud, vous n’avez pas besoin d'utiliser un périphérique particulier ou de transporter un disque physique. Imaginons que vous souhaitiez monter une vidéo après le travail. Si vous stockez la vidéo sur votre ordinateur professionnel, vous devrez l’emporter avec vous, ou faire une copie du fichier et l'enregistrer sur une clé USB.

Grâce au stockage cloud, il est inutile de transporter physiquement un disque ou un périphérique. Il vous suffit de vous connecter par Internet à votre plate-forme de gestion de contenu et d'accéder au fichier vidéo. Si vous devez partager vos progrès avec un membre de votre équipe, celui-ci pourra se connecter à la même plate-forme et accéder à votre travail, depuis n'importe quel périphérique, où qu’il se trouve.

Le cloud offre plusieurs avantages par rapport aux options de stockage physique sur site. C'est souvent une option rentable pour les entreprises, car il n’est plus nécessaire d’acheter des disques physiques ou des ordinateurs dotés d'un espace de stockage suffisant. Il est également inutile de payer pour stocker des copies physiques de votre contenu, par exemple des manuscrits imprimés ou des supports marketing.

Il est important de noter que les fournisseurs de stockage cloud intègrent généralement des mesures de sécurité pour protéger vos données et votre contenu contre les acteurs malveillants. Une des mesures de sécurité essentielles est la redondance. Selon la plate-forme de stockage que vous choisissez, vos données seront probablement stockées sur plusieurs serveurs. La plate-forme sera également dotée de fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage, le contrôle des autorisations des utilisateurs et la protection par mot de passe, pour éviter que votre contenu ne tombe entre de mauvaises mains.

Le stockage cloud est extensible à l'infini, alors qu’il y a une limite absolue à ce que vous pouvez stocker sur un périphérique physique. Un disque dur externe peut stocker jusqu'à 1 To de contenu seulement. Il n'est malheureusement pas possible d'ajouter de l’espace de stockage aux périphériques physiques. Une fois qu'ils sont pleins, vous avez deux options : supprimer leur contenu, ou utiliser un nouveau périphérique de stockage. En revanche, avec le stockage cloud, vous pouvez toujours demander ou acheter plus de stockage.

Les différents types de cloud

Trois grandes catégories de plates-formes de stockage cloud s’offrent à vous.

1. Public

La première est le cloud public. « Public » ne signifie pas que d'autres personnes peuvent accéder à vos fichiers et à votre contenu, mais que votre entreprise partage le serveur cloud avec d'autres entreprises ou individus. Les titulaires de compte peuvent souvent accéder au contenu d'un cloud public depuis n'importe quel périphérique.

2. Privé

Dans ce cas, seule votre entreprise a accès à son cloud privé. Si vous optez pour un cloud privé, vous pouvez associer des serveurs virtuels à un serveur physique sur site pour maximiser la capacité de stockage et renforcer la sécurité. Les entreprises soucieuses de garantir la totale confidentialité de leur contenu utilisent parfois un cloud privé.

3. Hybride

La troisième option est un cloud hybride privé-public, qui offre le meilleur des deux mondes : un cloud privé pour les documents les plus confidentiels ou très réglementés, et un stockage cloud public pour le contenu moins critique.

Comment calculer vos besoins en stockage cloud

Le coût d'une plate-forme de stockage cloud est souvent lié, entre autres, au volume de stockage dont vous disposez. Commencez par calculer vos besoins en stockage avant de vous inscrire à une plate-forme pour ne pas payer plus de stockage que nécessaire. Vous devrez sans doute faire quelques suppositions, mais utilisez des informations factuelles pour prendre une décision éclairée.

Votre utilisation actuelle du stockage

Regardez la quantité de stockage que vous utilisez actuellement. Selon la taille de votre entreprise et l'utilisation que vous faites du contenu, cela peut représenter une tâche considérable. Pour faciliter les choses, regardez en premier lieu l'espace de stockage que vous utilisez (ou prévoyez d'utiliser) sur chaque périphérique de votre entreprise.

Supposons, par exemple, que votre entreprise possède cinq PC portables. Chacun de ces ordinateurs stocke environ 32 Go de fichiers sous forme de documents, d'images et de fichiers vidéo, ce qui représente un total de 160 Go. Vous produisez peut-être 20 Go de contenu chaque mois. Sur une année, votre entreprise créera donc environ 240 Go de nouveau contenu. Si vous avez déjà 160 Go de fichiers et que vous prévoyez de créer 240 Go supplémentaires au cours des 12 prochains mois, vous devrez donc acheter au moins 400 Go de stockage cloud.

Types de fichiers

La taille des fichiers varie considérablement selon le type de contenu. Tenez-en compte pour déterminer l'espace à acheter.

Documents

La taille des documents Microsoft Word ou PDF varie souvent de quelques Ko à quelques Mo, selon leur taille et leur contenu. Par exemple, un PDF d'une page fait environ 50 Ko. Un PDF de 20 ou 30 pages avec du texte et des images peut faire environ 5 Mo. Les documents Word avec l'extension de fichier .docx font souvent entre 5 et 7 Ko. Si votre entreprise produit chaque semaine 100 fichiers .docx d’en moyenne 6 Ko, il vous faudra 600 Ko d'espace par semaine, soit 2,4 Mo par mois.

Images

La taille des fichiers photo ou image varie également en fonction de leur qualité. Les JPEG et autres formats de fichiers compressés sont généralement plus petits que les formats non compressés, comme le RAW. Les fichiers JPEG sont néanmoins nettement plus volumineux que le PDF ou le .docx moyen. Un fichier JPEG peut faire environ 5 Mo.

Audio

Les fichiers audio ont une taille similaire à celle des fichiers image. Un format de fichier compressé avec perte (par exemple un MP3) peut faire environ 4 ou 5 Mo, en fonction de la longueur de l'enregistrement. Un format compressé sans perte (par exemple un FLAC) sera beaucoup plus volumineux. La taille moyenne d'un fichier est d'environ 20 Mo.

Vidéos

Si votre entreprise produit du contenu vidéo, il vous faudra plus d'espace de stockage que si vous travaillez principalement avec des documents texte. Ces fichiers sont souvent les plus volumineux. Leur taille de stockage dépend de la qualité de la vidéo et de la compression éventuelle des fichiers. Comme pour les fichiers audio, compresser un fichier vidéo réduit sa taille et peut entraîner une perte de qualité. La définition (standard ou haute définition) de la vidéo est également importante : une vidéo haute définition prend davantage de place.

Moins peut être plus

Lorsque vous achetez des périphériques de stockage physiques, notamment des clés USB ou des disques durs externes, plus est souvent plus : plus votre entreprise se développe, plus vous devez payer pour mettre à niveau vos périphériques et stocker davantage de contenu. C’est une tâche fastidieuse, surtout si quelqu'un doit acheter de nouveaux périphériques au fur et à mesure que vous en avez besoin. C'est également du gaspillage en termes de durabilité.

Le stockage cloud offre plus de flexibilité que les disques physiques. Si votre entreprise n'a pas encore de besoins de contenu significatifs, il est logique d'acheter une quantité minimale de stockage cloud. Une offre de contenu dans le cloud de type bare-bones peut s'avérer très utile pour démarrer.

Vous pourrez adapter votre plate-forme cloud au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Changez d’offre pour en prendre une qui inclut davantage d'espace de stockage, ou qui vous permet de télécharger des fichiers plus volumineux. Si votre entreprise décide de créer du contenu vidéo, vous pouvez adapter vos besoins de stockage presque instantanément pour pouvoir stocker les nouveaux fichiers.

En fin de compte, utiliser le cloud pour stocker les fichiers de votre entreprise vous fait gagner du temps, de l'énergie et de l'argent.

Options de stockage cloud

Il existe plusieurs options de stockage cloud. L'espace de stockage disponible n'est qu'un des facteurs à prendre en compte pour déterminer le type de plate-forme cloud qui vous convient. Il est également important de savoir si vous souhaitez utiliser un cloud privé, un cloud public ou un mélange des deux.

Google Cloud, Amazon AWS et IBM Cloud sont des exemples de clouds publics. En fait, votre entreprise utilise peut-être déjà un ou plusieurs de ces services de cloud public. Vous préférerez peut-être utiliser une option de stockage cloud privée si la taille de votre entreprise est importante, ou si vous possédez du contenu sensible. Dans ce cas, vous pourrez soit exploiter votre propre serveur, soit engager une société tierce pour le faire à votre place.

Quelle est la différence entre cloud privé et public ?

La différence entre cloud privé et public peut être comparée à la différence entre vivre en appartement ou en maison individuelle.

Lorsque vous vivez en appartement, vous avez un espace de vie personnel. Personne ne peut entrer dans votre appartement sans avoir une clé ou une invitation. Les parties communes de l'immeuble, notamment le hall et les couloirs, sont ouvertes à tous les habitants de l'immeuble. Le principe du cloud public est similaire : vous avez votre propre espace de stockage dédié, mais d'autres entreprises ou particuliers peuvent accéder au serveur et emprunter les « couloirs » vers leurs zones de stockage privées.

Lorsque vous vivez en maison individuelle, vous avez un espace de vie entièrement privé. La cour, l'entrée, etc. sont également privées. Un cloud privé fonctionne de la même manière : votre espace de stockage est privé, tout comme le reste de l'espace de stockage. Personne n'a le droit d'accéder à vos fichiers ni de se trouver sur les mêmes serveurs (votre « propriété ») sans votre autorisation.

Fonctionnalités du stockage cloud à prendre en compte

Les fonctionnalités des options de stockage cloud varient également. Une même entreprise peut donc vous fournir plusieurs options, en fonction de vos besoins. Une plate-forme de stockage cloud peut non seulement proposer des quantités variables d'espace de stockage et des limites de taille de téléchargement de fichiers, mais aussi limiter le nombre d'utilisateurs pouvant accéder à un compte. Les options de sécurité sont une autre fonctionnalité clé à prendre en compte.

Une petite entreprise aura intérêt à choisir un hébergement cloud qui autorise l'accès à quelques utilisateurs. Si votre entreprise compte des dizaines ou des centaines d'employés, il vous faudra privilégier une plate-forme qui vous permette d'ajouter des utilisateurs, ou qui autorise un nombre illimité d'utilisateurs. Dans tous les cas, vous garantissez l'accès au cloud à tous ceux qui en ont besoin.

Faites également attention à ce qui arrive à votre contenu une fois qu’il est sur le cloud. La sécurité est indéniablement une préoccupation importante : la plate-forme de gestion de contenu que vous choisissez doit pouvoir sécuriser et protéger vos données. Cet élément est primordial si vous traitez des informations sensibles et confidentielles.

Il existe deux types de mesures de sécurité standard dans le cloud. Tout d'abord, la plate-forme doit disposer d'un processus qui protège votre contenu contre la perte et garantit qu’il soit constamment disponible. Deuxièmement, la plate-forme doit être dotée de fonctionnalités qui empêchent les utilisateurs non autorisés d'accéder à votre contenu. Parmi ces fonctionnalités, on peut citer la possibilité de définir des autorisations granulaires pour les utilisateurs, ainsi que le chiffrement des données en transit et au repos.

Cherchez une plate-forme de stockage cloud qui offre des fonctionnalités professionnelles en complément, ou en remplacement, des options individuelles ou personnelles. Toute plate-forme conçue pour les entreprises est capable de relever les défis uniques que celles-ci rencontrent. Ces comptes vous permettront également d’accéder à d'importantes options de stockage aux meilleurs prix. Vous aurez par ailleurs probablement accès à une assistance client professionnelle.

Le prix du stockage cloud ?

Combien coûte le stockage cloud ? Cette variable dépend de plusieurs facteurs. Le coût d'une plate-forme de stockage cloud peut varier considérablement en fonction de l'entreprise qui la propose. Par ailleurs, les tarifs d'un même fournisseur peuvent varier en fonction de l’offre que vous choisissez.

Le paiement est souvent mensuel. Ce coût peut être très variable : votre entreprise peut payer des frais par utilisateur ou par gigaoctet de stockage. Examinez les services que vous obtenez pour chaque niveau de prix.

Voici quelques services utiles qui sont susceptibles d'affecter le coût de votre stockage cloud :

• Limite de téléchargement sur la taille du fichier
• Limite de stockage
• Nombre d'utilisateurs
• Intégrations d'applications disponibles
• Conformité réglementaire
• Fonctionnalités de sécurité

Les plates-formes de stockage cloud les moins chères ont souvent des limites de téléchargement moins élevées. Cela ne pose pas de problème si vous téléchargez uniquement des fichiers .docx ou PDF sur le cloud. Mais si vous produisez régulièrement du contenu plus volumineux, par exemple des vidéos, vous devrez peut-être choisir un hébergement cloud au tarif plus élevé.

Certaines plates-formes comme le Content Cloud vous offrent un espace de stockage illimité, quel que soit votre niveau de service. Si vous devez stocker d’importantes quantités de fichiers, optez pour des capacités de services illimitées. De cette façon, vous pourrez choisir le niveau de service en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin, et non de l'espace qu’il vous faut. En commençant par un niveau de service plus abordable, vous pouvez également tester un service cloud sans faire de compromis sur l'espace.

Le prix dépend également du nombre de personnes (ou d'utilisateurs) qui peuvent créer un compte et accéder à la plate-forme de stockage cloud. Dans certains cas, plus il y a d'utilisateurs, plus le coût mensuel est élevé. Déterminez combien d'employés auront besoin d'un accès afin de connaître vos besoins avant de souscrire un abonnement au cloud.

Notez que plus une plate-forme est sécurisée et conforme, plus le tarif mensuel est élevé. Choisissez un niveau plus coûteux et plus sécurisé si vous devez garantir la confidentialité de votre contenu et vous conformer aux réglementations. Vous ferez ainsi entièrement confiance à la sécurité de votre contenu, ce qui est, pour de nombreuses entreprises, le point le plus important en matière de stockage.

Le stockage dans le cloud gratuit est-il une bonne option ?

De nombreuses plates-formes de stockage cloud proposent une option gratuite : c’est tentant si vous cherchez à faire des économies. Mais bien souvent, le niveau de service gratuit ne fournit pas suffisamment d'espace de stockage pour les besoins de votre entreprise. Et si l'espace de stockage est suffisant, vous risquez d'être limité au niveau du nombre d'utilisateurs que vous pouvez ajouter, ou des fonctionnalités de sécurité à votre disposition. Dans le domaine du stockage cloud, l'expression « en avoir pour son argent » se vérifie généralement.

Heureusement, le stockage cloud (même payant) reste une option rentable pour de nombreuses entreprises. Il vous offre un endroit sécurisé pour conserver votre contenu, et rationalise la collaboration pour vous permettre, à vous et à vos collègues, d’en faire plus en moins de temps. Le cloud est également plus sécurisé que les méthodes traditionnelles de stockage de fichiers sur des périphériques physiques.

Le Content Cloud offre un stockage cloud sécurisé

Le Content Cloud est une plate-forme de gestion de contenu qui offre un stockage illimité dans le cloud. Grâce à Box, vous sécurisez le contenu de votre entreprise tout en rationalisant vos flux de travail. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder à chaque élément de contenu depuis leurs propres périphériques connectés à Internet. Toute modification faite sur un fichier est suivie et traçable. Vous pouvez en outre définir les permissions des utilisateurs pour déterminer qui peut faire quoi sur différents types de contenu.

Box va même au-delà du stockage cloud : la solution propose des fonctionnalités de signature électronique et de gestion des flux de travail pour permettre à votre entreprise de collaborer plus efficacement. Il existe également de nombreux niveaux de service pour que notre produit puisse évoluer avec votre entreprise. Que vous soyez une petite startup ou une grande entreprise, il existe une offre Box adaptée à vos besoins.

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Toutes les offres de Box incluent un stockage cloud illimité. Vous cherchez une solution pour collaborer plus efficacement sur vos projets ? Vous avez besoin d'un stockage sécurisé et conforme ? Quel que soit votre projet, nous avons des options adaptées à votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos offres et découvrir comment Box peut vous aider à tirer le meilleur parti du Content Cloud.

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