Composants essentiels de la gestion des documents 

Les entreprises d'aujourd'hui prospèrent grâce aux informations, celles-ci pouvant prendre de nombreuses formes.  

Jour après jour, votre entreprise traite du contenu comportant des informations essentielles. Votre équipe et vous effectuez peut-être régulièrement des recherches, rédigez des livres blancs et des tribunes libres, ou créez des textes et vidéos marketing pour promouvoir les produits de votre entreprise. Vous envoyez probablement de nombreux e-mails ou mémos à vos collaborateurs ainsi qu'à des destinataires externes.  

Quel que soit le type de contenu que vous créez, vous avez besoin de le gérer efficacement. C'est là qu'un cadre de gestion des documents est utile.  

La gestion des documents vous permet de créer, stocker et suivre du contenu. Si votre organisation n'utilise pas de logiciel de gestion des documents, ou utilise un ancien système ne répondant plus à vos besoins, découvrez les avantages dont vous pourriez bénéficier en passant à un processus de gestion des documents basé sur le cloud, ainsi que les composants impliqués.  

Qu'est-ce que la gestion des documents ? 

Selon la norme ISO 9000:2015, un document désigne une information et le support qui la contient. Lorsque vous entendez le mot « document », il se peut que vous imaginiez un fichier de traitement de texte. Mais les documents ne sont pas seulement des fichiers .doc. Voici quelques exemples de documents : 

• Photos 
• Textes sur papier 
• Fichiers numériques 
• Vidéos numériques 
• Enregistrements sur bande magnétique ou disque optique 

Les organisations sont en grande partie passées au numérique pour leurs documents. Les équipes créent souvent des documents sur un ordinateur, le contenu n'existant alors que sous forme numérique. Un système de gestion des documents vous permet de stocker, gérer, suivre et détruire ces types de documents. Un système de gestion basé sur le cloud vous permet de stocker en toute sécurité les documents de votre organisation sans avoir besoin de serveurs physiques ou de vieux classeurs.  

Quelles sont les principales fonctionnalités de la gestion des documents ? 

Grâce à la gestion des documents, vous pouvez : 

1. Capturer des documents 

Le processus de capture d'un document dépend en grande partie de son format d'origine. Il est possible d'utiliser la gestion des documents pour capturer des informations existant initialement sous forme physique, comme un manuscrit imprimé ou une photo. Pour capturer le document, vous pouvez numériser le texte imprimé ou l'image. Vous pouvez également utiliser un appareil photo pour prendre des photos numériques du document physique d'origine. 

Vous pouvez aussi créer un document directement dans un système de gestion. Votre logiciel peut vous permettre de créer un document texte, comme un fichier PDF ou Docx. Si votre organisation utilise actuellement un programme spécifique pour créer des documents (Microsoft 365 ou Google Suite, par exemple), vous pouvez intégrer ces applications à votre système de gestion des documents. Le système peut capturer des fichiers existants, rationalisant ainsi vos processus d'organisation et d'édition de contenu.  

2. Gérer et suivre les documents 

Une fois les documents capturés, un élément clé de leur gestion consiste à en assurer le suivi.  

Différentes méthodes de gestion existent. Il est possible d'utiliser un système d'archivage et d'extraction permettant à une personne de travailler sur un document spécifique ou d'y accéder. Cela peut également impliquer de contrôler les personnes ayant accès à chaque document. Certaines équipes peuvent être autorisées à accéder à tous les documents gérés par votre organisation, tandis que d'autres équipes ou services peuvent uniquement avoir accès aux documents relatifs à leur travail.  

L'historique de versions est un autre aspect du suivi et de la gestion des documents et doit faire partie de votre processus de gestion. Stocker plusieurs versions d'un document dans votre système vous permet de revenir rapidement à une édition plus ancienne si nécessaire, ou de consulter une version plus ancienne pour voir quelles modifications y ont été apportées. Certaines plateformes de gestion intègrent le contrôle des versions, ce qui vous évite d'avoir à le gérer. 

3. Stocker et détruire les documents 

Le stockage est un autre élément essentiel de la gestion des documents. Avant les documents électroniques ou numérisés, l'option de stockage la plus courante consistait à les conserver dans des classeurs, sur des étagères ou dans des tiroirs. Ces options avaient leurs avantages, mais n'étaient pas sécurisées. Un incendie pouvait facilement endommager ou détruire des documents importants. Une personne non autorisée pouvait aussi mettre la main sur des informations sensibles, notamment en emportant des fichiers chez elle ou en les transmettant à d'autres acteurs malveillants.  

Alors que le stockage électronique devenait plus accessible, de nombreuses organisations ont commencé à stocker leurs documents sur des disques électroniques ou des disques durs magnétiques. Bien que les options de stockage électroniques physiques étaient légèrement plus sûres que les classeurs ou les étagères, elles n'étaient pas parfaites. Un acteur malveillant pouvait tout de même voler un disque ou disque dur et accéder à son contenu. Une inondation ou un incendie pouvait causer des dommages irréversibles aux informations stockées sur un disque ou disque dur. 

La gestion des documents physiques, sous forme papier ou électronique, présente un autre inconvénient : l'accès limité. Une personne souhaitant trouver une copie d'un mémo rédigé il y a un an ou visionner une vieille vidéo marketing devra se rendre au bureau ou sur le site de stockage pour rechercher manuellement le document physique. Le processus pour récupérer des documents physiques peut prendre beaucoup de temps. 

En revanche, la gestion des documents basée sur le cloud permet de stocker en toute sécurité divers documents : e-mails, vidéos marketing, livres blancs et enregistrements audio, etc. Les documents étant stockés dans le cloud, une copie physique n'est pas nécessaire. Le stockage dans le cloud est généralement plus sécurisé que le stockage physique. Dans le cloud, vos documents ne peuvent pas être endommagés par une inondation ou un incendie. Il est également plus difficile pour un acteur malveillant d'y accéder, notamment grâce à plusieurs contrôles de sécurité. 

La gestion des documents peut aussi impliquer la destruction appropriée de leur contenu. Selon le type de documents que votre organisation utilise, la destruction peut prendre différentes formes. Vous pouvez archiver des documents. Ainsi, ils ne sont pas supprimés, mais ne sont pas facilement accessibles. Vous pouvez, dans certains cas, supprimer définitivement les documents. 

La façon dont vous supprimez des documents dépend de la méthode que vous utilisez pour les gérer. Les documents physiques doivent souvent être détruits physiquement. Pour les informations papier non sensibles, cela peut signifier recycler le papier. Pour les documents papier confidentiels, votre organisation devra probablement les déchiqueter. Les disques ou disques durs physiques peuvent être formatés ou leur contenu effacé pour supprimer les documents sensibles. Avec la gestion des documents basée sur le cloud, ce processus est numérique. 

Que sont les systèmes de gestion des documents ? 

Bien que la gestion des documents consiste à capturer, gérer et stocker des documents, un système de gestion est un programme que votre organisation utilise pour gérer efficacement les informations.  

Un système de gestion de documents peut prendre plusieurs formes. Certains systèmes sont purement logiciels, ce qui signifie qu'ils fonctionnent exclusivement avec des documents électroniques ou numérisés. D'autres adoptent une approche hybride, vous permettant de capturer, suivre et stocker des fichiers électroniques, comme des PDF, des vidéos et des enregistrements audio. Ils sont également dotés d'un composant physique qui rationalise le processus de gestion des documents papier ou autres documents physiques, comme un enregistrement sur bande, un disque ou des photos. 

Les premiers systèmes de gestion des documents étaient des programmes logiciels destinés à rationaliser le processus d'organisation des documents papier et autres documents physiques. Généralement, ces premiers systèmes permettaient de numériser ou copier des documents physiques, puis de les convertir sous forme électronique. Une fois les documents physiques convertis, le système les organisait, en utilisant généralement des métadonnées pour trier et classer les informations. 

Aujourd'hui, les entreprises utilisent de plus en plus de documents électroniques ou numériques. Bien que certains systèmes de gestion incluent toujours des outils pour capturer des documents physiques, de nombreux systèmes sont spécifiquement conçus pour ne créer et gérer que des supports d'informations numériques ou électroniques. Les systèmes de gestion des documents électroniques ou numériques facilitent la création de ces documents. Ils utilisent également des métadonnées pour classer et trier les documents.  

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des documents ? 

Si votre organisation génère beaucoup de contenu et n'utilise actuellement pas de système de gestion, il existe de nombreux avantages à en adopter un. Avantages d'un système de gestion des documents : 

1. Sécurité renforcée 

Certains documents doivent rester confidentiels pour répondre aux exigences réglementaires, d'autres pour éviter que des secrets commerciaux ou nouvelles idées ne tombent entre de mauvaises mains. Un système de gestion des documents peut vous fournir les fonctionnalités de sécurité nécessaires pour protéger votre contenu des acteurs malveillants et des personnes tout simplement non autorisées à y accéder.  

La sécurité vous permet également de contrôler entièrement qui fait quoi sur un document. Par exemple, vous pouvez accepter qu'un stagiaire ou un assistant administratif accède à un document spécifique, mais pas qu'il le modifie. 

2. Collaboration simplifiée 

Un système de gestion des documents facilite la collaboration. Une fois qu'un document est créé dans le système, vous contrôlez les personnes qui y ont accès et ce qu'elles peuvent faire avec. Vous pouvez aussi contrôler le nombre de personnes autorisées à accéder à un document et à le modifier simultanément.  

Plus important encore, le système de gestion surveille les modifications apportées à un document. Si un rédacteur décide de réécrire le deuxième paragraphe d'un livre blanc et que le PDG ou un responsable n'approuve pas la nouvelle version, il est possible de revenir à la version précédente.  

Les systèmes de gestion des documents basés sur le cloud simplifient également la collaboration en ouvrant l'accès au contenu. Lorsque les documents sont stockés dans le cloud, plutôt que sur des ordinateurs physiques ou dans des classeurs, les collaborateurs peuvent y accéder en toute sécurité, où qu'ils se trouvent. Ils n'ont besoin que d'un périphérique capable de se connecter à Internet. Cela signifie que vous pouvez non seulement travailler avec une équipe à distance, mais aussi modifier et améliorer facilement des documents, où que se trouvent les collaborateurs.  

3. Réduction des coûts 

La mise en œuvre d'un système de gestion des documents peut permettre à votre organisation de réaliser des économies de plusieurs façons. Tout d'abord, en abandonnant les méthodes de stockage physique pour le cloud, vous n'avez plus à louer d'espace de stockage. Vous pouvez convertir la pièce que vous utilisiez pour stocker des fichiers physiques en espace de travail, et ainsi accroître votre productivité et embaucher potentiellement plus de personnes. Si vous passez d'un système basé sur des ordinateurs ou serveurs physiques à un système de gestion de contenu basé sur le cloud, vous n'avez plus à payer la maintenance du matériel. 

4. Conformité accrue  

Selon votre secteur d'activité, vos documents peuvent être soumis à certaines réglementations. Un système de gestion peut rationaliser le processus de conformité, veillant ainsi à ce que vos documents respectent toutes les règles et réglementations. 

5. Plus de liberté et de temps 

Un système de gestion des documents vous offre plus de temps et de liberté. Le système peut automatiser plusieurs étapes qui devaient auparavant être effectuées manuellement, comme le tri des documents et l'activation des autorisations. Vous avez également la certitude que vos documents sont en sécurité et qu'il y a peu de risques de les détruire ou de les supprimer accidentellement. 

Quels sont les principaux composants d'un système de gestion des documents ? 

Les systèmes de gestion disposent généralement de fonctionnalités rationalisant le processus de création, de gestion et de collaboration sur vos documents. En général, les systèmes comptent plusieurs composants, notamment : 

1. Métadonnées des documents 

Le contenu de votre entreprise comprend des métadonnées, c'est-à-dire les informations de base concernant un document. Les métadonnées ne sont pas toujours visibles lorsque vous ouvrez un document, mais elles sont toujours présentes. Les métadonnées incluent généralement les informations suivantes : 

• Date de création 
• Nom de l'utilisateur ayant créé le document 
• Taille du fichier 
• Dernier utilisateur à avoir modifié le document 
• Date et heure du dernier enregistrement 
• Détails sur les modifications apportées au document 

Certains systèmes de gestion des documents, comme Box, vous permettent de créer des métadonnées personnalisées. Vous pouvez ainsi contrôler entièrement vos documents. 

2. Capture de documents  

Un système de gestion des documents n'est rien sans documents. La « capture de documents » est le processus de création et de chargement de documents dans le système. Ce processus peut prendre diverses formes. 

Si vous ajoutez des documents physiques à un système de gestion des documents, vous pouvez les capturer en les numérisant ou en les prenant en photo. Le scanner peut utiliser la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour transformer des images de texte en texte que vous pouvez modifier dans le document.  

Une autre façon de capturer des documents consiste à charger des documents électroniques depuis une autre application dans le logiciel de gestion. Par exemple, vous pouvez intégrer des fichiers Microsoft 365 ou Google Docs à votre système. 

Enfin, la « capture de documents » peut faire référence à la création de documents, comme des fichiers texte ou des images, directement dans le système lui-même. 

3. Indexation 

Un système de gestion ne doit pas seulement stocker vos documents. Vous et votre équipe devez pouvoir les récupérer rapidement. Pour cette raison, l'indexation est un composant essentiel d'un système de gestion. Vous pouvez ainsi suivre le contenu que vous chargez ou créez dans le système. Le système peut indexer des documents en fonction de l'auteur d'origine, de l'équipe qui les utilise ou de règles personnalisées. 

4. Stockage 

Un système de gestion des documents vous permet de stocker du contenu et de définir des règles de stockage spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer des disques individuels pour les documents en fonction des équipes qui y ont accès. Si vous utilisez un système hybride impliquant à la fois un stockage basé sur le cloud et un stockage physique, vous pouvez garder un œil sur l'endroit où chaque document est conservé, que ce soit sous forme physique ou numérique. 

Le stockage de documents peut également impliquer l'archivage de documents plus anciens, garantissant ainsi leur sécurité, ainsi que la gestion de la destruction éventuelle. La façon dont les documents sont détruits ou éliminés dépend en grande partie de votre secteur d'activité et du type de documents que vous utilisez.  

Il se peut que vous puissiez définir des règles pour la conservation des documents. Par exemple, les contrats des employés peuvent être conservés dans une partie de votre système de gestion tant qu'ils travaillent pour votre entreprise. Lorsqu'ils la quittent, les contrats peuvent passer dans une autre partie du système de gestion de contenu, où ils sont conservés pendant un an. Puis, les contrats peuvent être archivés ou supprimés de façon permanente, selon les règles de votre entreprise ou les réglementations en vigueur. 

5. Récupération de documents 

Lorsque vous créez et stockez des documents, vous souhaitez pouvoir les récupérer si nécessaire. La récupération est un élément essentiel d'un système de gestion des documents. La manière dont vous récupérez les documents dépend de plusieurs facteurs.  

Vous pouvez définir des autorisations sur un contenu afin que seules les membres d'une équipe donnée ou des personnes occupant certains rôles, comme les responsables ou les cadres, puissent y accéder et le récupérer. Vous pouvez aussi limiter la manière dont le document est récupéré. Par exemple, un utilisateur peut avoir besoin de se connecter au réseau de votre organisation ou d'un périphérique appartenant à l'entreprise pour pouvoir accéder à un contenu ou le télécharger. 

6. Gestion des versions des documents 

Les documents sont des composants vivants. Ils évoluent et changent à mesure que les membres de l'équipe les modifient. Dans certains cas, il se peut que vous deviez revenir à une forme antérieure d'un document ou vérifier une version antérieure pour consulter les modifications apportées par une personne. Un système de gestion des documents crée et stocke plusieurs versions du contenu de votre équipe pour que vous puissiez suivre son évolution tout au long de son cycle de vie. 

7. Recherche 

Les documents stockés dans le système de gestion de votre organisation doivent être faciles à retrouver. Une fonctionnalité de recherche permet aux utilisateurs de rechercher des documents par nom, auteur, date ou mots-clés. 

8. Intégration à d'autres plateformes et systèmes 

Votre organisation peut utiliser diverses plateformes logicielles pour créer ou organiser son contenu. Votre système de gestion doit s'intégrer à l'ensemble des applications ou systèmes que vous utilisez déjà pour conserver l'organisation de vos documents et faciliter le processus de création de contenu.  

9. Sécurité des documents 

Un système de gestion doit disposer de fonctionnalités de sécurité qui contrôlent les personnes ayant accès à des documents spécifiques et le type de modifications qu'un individu peut apporter au contenu. Le système peut utiliser des fonctionnalités de sécurité (protection par mot de passe, autorisations et authentification multifacteur, par exemple) pour gérer qui a accès à quoi. 

10. Annotations 

Parfois, un utilisateur peut vouloir prendre des notes ou laisser des commentaires à destination d'autres utilisateurs sans modifier le document lui-même. Cela est possible grâce à une fonctionnalité d'annotation. Selon les paramètres de sécurité, un utilisateur peut être autorisé à annoter un document sans le modifier. 

11. Flux de travail 

Certains systèmes de gestion des documents incluent un composant de flux de travail qui automatise certains processus. Par exemple, une fois que l'auteur d'un document a terminé de le rédiger, le document peut être automatiquement envoyé à un éditeur. Une fois le document signé par l'éditeur, il peut être envoyé à un réviseur à des fins de vérification. L'automatisation des flux de travail garantit un flux de contenu fluide et l'absence de retards ou de pauses au cours d'un projet important. 

Comment Box prend-il en charge le processus de gestion des documents ? 

Lorsque vous supervisez la gestion de documents avec le Content Cloud, vous pouvez profiter de précieuses fonctionnalités. Notre système de gestion des documents vous permet de créer, collaborer et gérer votre contenu. Vous pouvez gérer l'ensemble du cycle de vie de vos documents à partir d'un seul et même endroit. Notre système garantit également que vos documents respectent toutes les exigences réglementaires et s'efforce d'assurer la sécurité de votre contenu. Voici quelques fonctionnalités de notre système de gestion des documents : 

• Création et capture des documents 
• Tri des documents et création de métadonnées 
• Gestion des autorisations 
• Stockage des fichiers 
• Automatisation des flux de travail 
• Simplification de la collaboration 
• Intégration à d'autres applications 
• Stockage et suppression des documents 
• Gestion des niveaux de sécurité 

En savoir plus sur Box dès aujourd'hui 

Box fonctionne avec vos applications et programmes existants et vous permet d'effectuer une mise à niveau à partir de fournisseurs de services de gestion de contenu existants. Pour en savoir plus sur les avantages de notre système de gestion des documents et sur la façon dont le Content Cloud facilite le travail, contactez-nous dès aujourd'hui. 

 **Bien que nous affirmions notre engagement inébranlable de proposer des produits et services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.