L'importance d'une communication claire dans la gestion des flux de travail

Avez-vous déjà réfléchi à l'influence de la communication sur vos résultats ? Les études montrent que les employés qui se sentent entendus sont près de cinq fois plus susceptibles de se sentir également soutenus pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Et 80 % des employés ont déclaré préférer une communication plus efficace sur le lieu de travail qu'une récompense sous forme de participation à des événements d'entreprise sophistiqués.

Donc pourquoi est-ce que près de 45 % des employés déclarent que leur entreprise n'a pas de normes ou de politiques actuelles en matière de communication sur le lieu de travail ? En tant que chef de projet disposant de personnel à distance ou hybride, il est essentiel d'apprendre l'importance de la communication sur le lieu de travail, en personne et virtuellement. En adoptant les bonnes pratiques de communication, votre entreprise peut conserver des membres d'équipe qualifiés et fidèles, stimuler la productivité et déployer tous les efforts nécessaires pour atteindre les objectifs de votre entreprise.

Pourquoi vous devriez améliorer votre communication

L'amélioration de la communication peut s'avérer très importante pour votre personnel, en particulier si vous disposez d'équipes en personne et hybrides ou à distance. Une bonne communication permet aux membres de l'équipe de travailler plus facilement et augmente la confiance et l'efficacité globales au sein de votre entreprise.

Voici les principaux avantages de l'amélioration de la communication sur le lieu de travail.

Améliorer l'engagement des employés

L'engagement des employés est un aspect essentiel de la productivité et de la rétention sur n'importe quel lieu de travail. Une meilleure communication se traduit par de meilleures connexions entre les personnes, ce qui est un élément moteur qui permet à vos équipes de se sentir valorisées et appréciées pour leurs contributions.

Avec une culture de bonne communication en place, les membres de votre équipe sont plus impliqués dans leur travail et peuvent mieux aligner leurs compétences et leur expérience sur les objectifs de l'entreprise. Une meilleure communication aide chacun à établir de meilleures relations professionnelles et favorise un environnement de travail plus positif.

Améliorez le moral et la productivité

La communication favorise la productivité en assurant la compréhension entre tous les membres de l'équipe, les partenaires et les responsables. Sans une communication efficace, les membres du personnel peuvent souvent se sentir perdus ou ne pas comprendre leur rôle au sein de votre organisation. Cela conduit parfois à une baisse de moral sur le lieu de travail et au fait que les employés prennent trop de congés, ce qui, à son tour, affecte la productivité. Lorsque vous communiquez clairement avec vos employés à l'aide des bonnes solutions technologiques, ils peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes.

Inspirez la fidélité et réduisez le chiffre d'affaires

Si votre entreprise souhaite conserver des collaborateurs fidèles, engagés et à long terme, il est essentiel de valoriser la communication et d'apprendre en quoi elle influe sur vos résultats.

Grâce à une meilleure communication, vous pouvez éviter les malentendus et le désengagement, et faire en sorte que vos employés se sentent véritablement valorisés au sein de votre entreprise, ce qui réduit le taux d'attrition. Quand on arrive à conserver des personnes pendant des années au sein de l'entreprise, elles peuvent évoluer avec elle et apprendre des compétences et une expérience essentielles servant de force motrice pour maintenir l'innovation et la compétitivité de votre entreprise.

Renforcez la collaboration

Avec les équipes à distance et hybrides, la communication devient souvent un véritable casse- tête, ce qui entraîne des difficultés de collaboration et un décalage des objectifs. Des outils de communication efficaces, surtout s'ils sont basés sur le cloud, aident les membres de votre équipe à collaborer efficacement, qu'ils se trouvent dans le même bâtiment ou non.

Si la collaboration est meilleure, votre entreprise bénéficie également de la croissance et de l'innovation. Au lieu de passer un temps précieux à essayer de contacter les membres de l'équipe avec une technologie inefficace, vous vous assurez que les projets fonctionnent correctement et ouvrent la voie à la créativité.

Minimisez les conflits

Une mauvaise communication entraîne souvent des conflits : les gens se sentent mal compris ou pensent qu'on ne répond pas à leurs besoins. Développer des compétences solides et efficaces en matière de communication améliore la culture de votre entreprise et évite les tensions et les conflits au travail. Encourager tous les membres de l'équipe à se concentrer sur l'écoute, faire preuve d'empathie et prendre en compte les différences individuelles contribue beaucoup à créer un environnement respectueux.

Offrez de la motivation

Il est difficile pour vos employés de se sentir motivés s'ils ne comprennent pas le « pourquoi » de ce qu'ils font et la manière dont ils contribuent à votre entreprise. Communiquer correctement avec les équipes et discuter de la manière dont leurs compétences uniques s'alignent sur les objectifs, les buts et les valeurs de votre entreprise les aide à se sentir plus motivés à chaque tâche qu'elles effectuent.

Des tâches quotidiennes aux initiatives à l'échelle de l'entreprise, les membres de l'équipe qui incarnent le « pourquoi » de votre entreprise se sentent inspirés et motivés pour faire leur travail efficacement.

Types de communication sur le lieu de travail

Communiquer avec votre équipe ne consiste pas seulement à envoyer un e-mail amical ou à organiser une réunion en face à face. La communication prend de nombreuses formes, en particulier lorsque vous avez des équipes hybrides et à distance. Voici les différents types de communication verbale et écrite que les professionnels utilisent dans la gestion de projet.

Communication de la part de la direction

Communication from managers and other people in leadership roles, also known as downward communication, involves any information, insLa communication des responsables et d'autres personnes occupant des postes de direction, également appelée communication descendante, regroupe toutes les informations, instructions, ordres et demandes transférés des dirigeants aux membres de l'équipe. Il s'agit d'un type de communication traditionnel qui n'invite généralement pas à donner son avis. Au lieu de cela, il se concentre sur l'indication ou l'orientation de vos employés sur des questions importantes au niveau de l'organisation.

Ce canal unidirectionnel pour donner des directives provoque de la confusion si la direction n'est pas claire sur la signification de celles-ci ou les instructions. En l'absence de questions et de commentaires, il est important que toute communication descendante que vous envoyez exprime clairement ce que vous voulez dire et s'assure que les membres de l'équipe sont mieux informés après avoir lu en avoir pris connaissance. Utilisez cette communication pour inspirer, encourager et susciter l'engagement de votre équipe.

Communication ascendante

D'autre part, la communication ascendante permet aux personnes de partager leurs réflexions, leurs sentiments et leurs commentaires avec la direction générale. La communication ascendante est extrêmement précieuse et joue un rôle essentiel dans la culture de l'entreprise. Elle offre à tous les membres de l'équipe une plateforme pour faire entendre leur voix et être entendus par ceux avec lesquels ils n'interagissent pas au quotidien. Cela permet à la direction de mieux répondre aux besoins de l'ensemble du personnel et d'augmenter la satisfaction et l'engagement au travail.

Mises à jour

L'envoi rapide de mises à jour à votre équipe est un moyen efficace de communiquer rapidement sans envoyer de longs bulletins d'information ou planifier une réunion de plusieurs heures avec l'ensemble du personnel. Les mises à jour, également appelées mémos, peuvent revêtir différentes formes. Vous pouvez envoyer un court e-mail ou afficher un prospectus imprimé dans une zone publique du lieu de travail pour informer ou partager des détails importants avec le personnel.

Les chefs de projet utilisent souvent des mises à jour pour communiquer sur un projet spécifique ou pour récapituler ce qui s'est passé lors d'une réunion.

Communication de gestion de projet

Lors de la mise au point et de la supervision d'un projet, les responsables créent souvent un sous-ensemble spécifique d'objectifs et les délèguent aux membres de l'équipe, ce que l'on appelle la communication de gestion de projet. Ce type de communication sur le lieu de travail comprend souvent des mises à jour et des mémos sur un projet spécifique ou fournit un récapitulatif de ce qui s'est passé lors d'une réunion.

Ce type de communication comprend des tâches telles que l'identification des objectifs, la création d'une liste de toutes les parties prenantes, la décision sur la façon dont la communication sera transmise et la définition d'une échéance pour les communications telles que les rapports. La communication de gestion de projet décrit également la manière dont la communication est envoyée, reçue et comprise par toutes les personnes travaillant sur un projet donné.

Présentations

Les présentations sont un type formel de communication verbale et visuelle, généralement en personne ou par le biais d'une application de chat vidéo. Cette forme de communication utile est efficace pour faire part de sujets et d'actualités plus larges à l'échelle de l'entreprise, comme la formation de vos employés sur un nouveau projet ou une initiative organisationnelle.

Les présentations se composent souvent de points clés, d'images, de vidéos et d'autres informations. Ces informations servent de guide pour une nouvelle procédure ou une explication de l'orientation de votre entreprise. La création d'un document ou d'une version téléchargeable de votre présentation est idéale pour que vos collaborateurs puissent s'y référer s'ils ont besoin de se rafraîchir la mémoire ou d'apprendre à effectuer une nouvelle tâche.

Réunions

Que vos réunions soient en personne ou par chat vidéo, il s'agit d'un type de communication efficace et inclusif. Elles rassemblent votre équipe dans le même espace pour parler des mises à jour importantes, des objectifs et des attentes pour les projets à venir. Les réunions sont également un endroit idéal pour les employeurs qui souhaitent demander aux membres de leur équipe de partager leurs préoccupations ou leurs questions. Profitez de ce moment pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Communication avec les clients

La plupart des entreprises du monde entier traitant avec un certain type de client, il est utile d'aider votre équipe à tirer parti de ces compétences. De nombreuses entreprises utilisent différents canaux et plates-formes, tels que les e-mails, les bulletins d'information, les appels téléphoniques, la messagerie texte et les flux de réseaux sociaux, pour communiquer avec les clients.

Savoir comment conserver une image de marque cohérente sur tous ces différents supports améliore l'expérience client. Une meilleure communication globale permet également à votre équipe de mieux appliquer les commentaires et suggestions des clients.

Communication informelle

La communication informelle peut être tout aussi instructive et efficace que les réunions et présentations formelles. En fonction de votre culture de travail, vous pouvez apprécier le fait que vos équipes puissent rapidement envoyer un message pour confirmer un problème important plutôt que de planifier une réunion à l'avance. Comme pour les mises à jour, la communication informelle peut prendre de nombreuses formes différentes, telles que la messagerie par le biais d'une application, d'un e-mail, d'appels téléphoniques ou de SMS.

Bien que les e-mails et les appels téléphoniques professionnels soient parfois formels, ces méthodes sont également souvent beaucoup plus rapides et plus faciles à mettre en œuvre que d'essayer de contacter un cadre supérieur en face à face.

Conseils pour améliorer votre communication

Maintenant que vous connaissez l'importance de la communication sur le lieu de travail, il est temps de mettre en pratique vos meilleurs efforts. Voici plusieurs façons d'améliorer la communication dans la gestion de projet et de faire en sorte que votre équipe se sente plus engagée et motivée.

Élaborez un plan

Avant de vous lancer dans un nouveau projet, réfléchissez à ce à quoi vous souhaitez que la communication ressemble tout au long de l'exercice. Vous pouvez peut-être élaborer un plan pour chaque phase du projet ou répartir les membres de votre équipe en petits groupes et vous assurer qu'ils échangent des rapports sous la forme de mises à jour.

Une fois que vous avez pris cette décision, il est important de créer un plan qui facilite la communication avec les membres de votre équipe et donne l'exemple de la façon dont ils doivent communiquer avec la direction.

Soyez clair et concis

Dans un lieu de travail très occupé, vous ne voulez pas passer votre temps à demander à un membre de l'équipe des éclaircissements, une mise à jour sur l'avancement ou une confirmation concernant un projet ou une mission. Faites le savoir à votre équipe lorsque vous travaillez à améliorer votre communication sur le lieu de travail. Vous pouvez également vous assurer que vous ne faites pas glisser une réunion ou une conversation vers le même sujet, ce qui entraîne confusion et désengagement.

En matière de communication formelle, n'oubliez pas que les membres de l'équipe sont occupés. Ne leur donnez pas trop de mal à comprendre ce que vous dites ou ce que vous devez faire. Soyez clair et concis afin qu'ils sachent ce que vous voulez et que vous puissiez donner plus de détails s'ils ont des questions.

Définissez les attentes

Si vous souhaitez que l'ensemble de votre entreprise accorde de l'importance à la communication lorsque vous entamez un nouveau projet, il est important de définir des attentes dès le départ. Quel que soit le style de communication que vous choisissez pour faire connaître ces attentes, faites-le clairement de manière à éviter les malentendus et la confusion.

Écoutez

La communication ne consiste pas seulement à parler et à comprendre les styles de communication. L'écoute active joue un rôle important dans la compréhension des autres et l'amélioration des relations professionnelles sur le lieu de travail.

Promouvez l'écoute active au sein de votre culture de travail en montrant l'exemple. Pendant les réunions, lorsque les membres de votre équipe posent des questions, montrez que vous écoutez ce qu'ils disent et faites en sorte qu'ils se sentent entendus. Vous pourriez même dire quelque chose comme « Est-ce que je comprends bien que vous dites x ? » pour montrer que vous êtes en contact avec eux.

Tenez tout le monde informé

Bien qu'une réunion ponctuelle définisse souvent des attentes et des instructions claires pour votre équipe, assurez-vous de tenir les membres de l'équipe informés de tout nouveau détail, quelle que soit son ampleur. Il est essentiel de communiquer sur un projet important, un changement de date butoir ou une mise à jour pour une collaboration efficace et pour atteindre vos objectifs. Que vous envoyiez un mémo à l'échelle de l'entreprise ou que vous envoyiez directement un e-mail à votre équipe, tenez tout le monde informé afin d'éviter toute mauvaise communication.

Soyez patient

Les modifications apportées à l'échelle de l'entreprise ne se font pas du jour au lendemain. Soyez patient avec ces nouvelles pratiques et laissez aux membres de votre équipe le temps de réfléchir à leur communication. Demandez à vos collaborateurs de prendre un peu plus de temps avant de parler à un collaborateur, d'envoyer un e-mail ou de saisir un message pour s'assurer que celui-ci est clair, informatif et respectueux.

Essayez différentes tactiques

Comme pour toute nouvelle politique ou procédure commerciale, si elle ne fonctionne pas, essayez autre chose. N'ayez pas peur de sortir des sentiers battus et de trouver de nouvelles tactiques ou méthodes de communication qui fonctionnent pour votre équipe. Par exemple, si les fils de discussion sont rompus, envisagez de passer à une plate-forme de chat pour partager rapidement les mises à jour de projet. Au lieu d'organiser une longue réunion une fois par mois, envisagez d'organiser des réunions hebdomadaires plus courtes pour répondre aux mises à jour, aux questions et aux préoccupations du personnel.

Réfléchissez et demandez des commentaires

La seule façon d'améliorer véritablement la communication sur le lieu de travail consiste à passer en revue vos pratiques actuelles et à demander les commentaires des membres de votre équipe et de vos collaborateurs. Organisez une réunion pour discuter des améliorations apportées à la communication ou envoyez une enquête qui pose des questions telles que :

• Que pouvons-nous commencer à faire pour promouvoir une meilleure communication ?
• Que devons-nous cesser de faire pour promouvoir une meilleure communication ?
• Quelles compétences ou domaines pouvons-nous améliorer pour améliorer la communication sur le lieu de travail ?

Pensez à demander aux membres de votre équipe d'évaluer leurs compétences en communication de manière anonyme afin d'identifier des personnes spécifiques qui pourraient avoir besoin d'un soutien supplémentaire lorsqu'ils apprennent à communiquer plus efficacement. N'oubliez pas de vous inclure, votre équipe de direction et vous, dans ces enquêtes et réunions afin de créer une conversation ouverte sur la façon dont chacun a quelque chose à apprendre.

Gestion de la communication à distance

La communication en matière de gestion de projet peut représenter un défi, en particulier pour les grandes entreprises. Le fait d'avoir des équipes à distance et hybrides peut rendre ces obstacles encore plus importants. Lorsque les membres d'équipe sont nombreux à être répartis sur différents sites, il faut faire des efforts pour trouver des moyens de collaborer et de communiquer efficacement. Voici quelques façons d'améliorer la communication des workflows avec vos équipes à distance.

Créez un espace de communication informelle

L'utilisation d'une application de messagerie ou d'une autre plate-forme pour la communication informelle est un excellent moyen d'éviter un encombrement inutile des boîtes de réception de vos équipes à distance. Vous leur donnez également une plate-forme pour poser des questions et communiquer quotidiennement sur les détails mineurs du projet. Les opportunités d'interactions plus informelles peuvent également inclure un flux professionnel sur les réseaux sociaux ou des événements de happy hour pour construire une meilleure culture sur le lieu de travail.

Concentrez-vous sur la qualité de vos message

Les équipes à distance travaillent souvent dans différents fuseaux horaires et peuvent sentir le besoin de préserver leur temps dans ce cadre. Dans cette optique, veillez à planifier soigneusement vos messages et réunions pour vous assurer que vos équipes à distance sont bien informées, tout en ayant suffisamment de temps à consacrer à leurs tâches quotidiennes.

Personne n'apprécie de passer des heures à envoyer des e-mails. En fait, plus d'un quart des employés déclarent qu'avoir trop d'e-mails dans leurs boîtes de réception est l'une de leurs principales sources de distraction. Aidez vos équipes à mener des conversations brèves et productives en envoyant à l'avance les objectifs et les ordres du jour de la réunion.

Souvenez-vous de la personne que vous en face

En fin de compte, même une communication professionnelle et formelle doit valoriser l'empathie et le lien humain plutôt que l'efficacité. Cela ne signifie pas que vous devez passer toute votre conversation à vous enquérir de la vie personnelle d'un membre de l'équipe. Mais pour établir une base de communication efficace, il faut commencer par vous rappeler que tous les membres de votre organisation sont des personnes réelles, avec des distractions, des défis, des espoirs et des émotions réels. Avant de communiquer, prenez un moment pour imaginer la personne qui reçoit votre message et soyez toujours attentionné.

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