Les avantages d'un système de partage de fichiers basé sur le cloud 

La création, le stockage et la gestion de fichiers sont des tâches essentielles au travail quotidien de votre entreprise. Vous avez besoin d'un moyen accessible et efficace de partager tout votre contenu avec votre équipe afin de pouvoir mener à bien vos projets, que vous rédigiez des documents marketing ou gériez des documents sensibles pour les patients.

Saviez-vous qu'en 2022, plus de 60 % des données d'entreprise dans le monde se trouvaient dans le cloud ?

De plus en plus d'entreprises tirent parti des avantages d'un système de partage de fichiers basé sur le cloud.  Le partage de fichiers basé sur le cloud vous permet de contrôler quelles personnes peuvent consulter, modifier ou déplacer les fichiers stockés par votre entreprise et de partager ces fichiers avec les parties prenantes, quel que soit l'endroit où elles se trouvent. Ce guide décrit les avantages du partage de fichiers dans le cloud pour vous aider à déterminer si le passage au stockage dans le cloud est la meilleure solution pour votre entreprise. 

Qu'est-ce que le partage de fichiers basé sur le cloud ? 

Le partage de fichiers basé sur le cloud est un type de méthode de stockage et de partage de contenu basé sur le cloud. Un système de fichiers basé sur le cloud implique un stockage dans le cloud et d'autres services permettant aux utilisateurs de créer, stocker, modifier, partager et synchroniser leurs fichiers. 

Contrairement aux systèmes de stockage de fichiers sur site, le partage de fichiers dans le cloud offre un accès partagé aux fichiers à des équipes situées dans n'importe quelle zone géographique. Ce système est idéal pour les charges de travail reposant sur des fichiers partagés et permet aux équipes d'accéder au contenu à partir de n'importe quel appareil. 

Les principaux avantages du partage de fichiers basé sur le cloud 

De plus en plus d'entreprises et d'organisations réalisent les avantages du partage de fichiers via le cloud. Ces avantages sont les suivants :

Accessibilité 

Le principal avantage du partage de fichiers dans le cloud est peut-être l'accessibilité du contenu. Lorsque votre entreprise utilise des serveurs sur site pour le stockage de son contenu et d'autres applications, les fichiers ne sont accessibles que localement. Les membres de l'équipe doivent se trouver dans les locaux de votre entreprise pour accéder aux fichiers stockés sur ses serveurs internes. Les projets sont bloqués lorsque quelqu'un ne peut pas accéder aux fichiers critiques. Les serveurs internes limitent également la présence de votre équipe à un seul endroit. 

Grâce au partage de fichiers dans le cloud, les fichiers sont beaucoup plus faciles à créer, à modifier et à partager. Au lieu de s'appuyer sur des serveurs et une infrastructure informatique sur site, les entreprises qui utilisent un système de fichiers basé sur le cloud rendent leur contenu instantanément accessible à tous les membres de l'équipe qui en ont besoin. Les systèmes de fichiers dans le cloud sont accessibles via Internet, ce qui permet à vos collaborateurs de les localiser et de les ouvrir où qu'ils se trouvent, à condition de disposer d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone avec une connexion à Internet. 

Avec un système de fichiers basé sur le cloud, vous pouvez accorder l'accès aux fichiers à toute personne qui en a besoin pour effectuer son travail. Les administrateurs fournissent des droits de sécurité pour des fichiers spécifiques aux utilisateurs finaux qui ont besoin d'y accéder, et les utilisateurs peuvent partager des fichiers via le cloud avec toute personne qui, au sein de l'entreprise ou de l'organisation, dispose d'une autorisation. Que les utilisateurs du cloud se trouvent dans le même bâtiment ou dans le monde entier, le cloud facilite et accélère le partage de fichiers. 

Collaboration 

La collaboration est essentielle à la réussite de votre entreprise. Un environnement de collaboration efficace permet de générer de nouvelles idées, améliore l'engagement et permet à vos collaborateurs de résoudre les problèmes plus rapidement. 

Mais une collaboration efficace peut s'avérer difficile pour de multiples raisons. Communiquer par le biais de réunions en personne ou par courrier électronique peut prendre beaucoup de temps. Les équipes qui utilisent des programmes bureautiques traditionnels ont souvent des difficultés à suivre les versions des fichiers, ce qui entraîne une certaine confusion et des ralentissements. 

Les avantages de la collaboration dans le cloud sont nombreux. L'utilisation d'un cloud de partage de fichiers pour les tâches professionnelles offre des opportunités de collaboration transformatrices. Le partage de fichiers via le cloud permet aux équipes à distance de travailler de manière synchrone ou asynchrone et de partager instantanément des mises à jour de fichiers ou du contenu, où qu'elles se trouvent. 

La version en direct permet de mettre à jour tous vos fichiers, même lorsque des personnes situées dans des lieux différents travaillent sur le même document en temps réel. Le cloud facilite la collaboration en conservant des versions récentes des fichiers pour les équipes à distance et en télétravail situées dans des lieux différents.

Un système de fichiers basé sur le cloud améliore également la façon dont votre équipe collabore. Le stockage des fichiers dans le cloud rapproche votre équipe et réduit les obstacles à la communication. Le partage de fichiers basé sur le cloud rationalise également l'organisation de vos fichiers, ce qui permet à votre équipe d'accéder plus facilement à ce dont elle a besoin pour stimuler l'innovation. 

Réduction des coûts 

L'un des principaux inconvénients de l'utilisation d'une solution de stockage de fichiers sur site réside dans son coût. Les coûts de configuration initiale sont en effet élevés, car vous devez acheter et installer de gros serveurs et du matériel pour stocker vos fichiers. La taille de ces serveurs dépend des besoins de votre entreprise en matière de stockage de fichiers. L'exploitation de serveurs sur site nécessite également une équipe informatique interne capable de gérer et d'atténuer les problèmes éventuels. 

En revanche, le partage de fichiers dans le cloud a un coût d'installation beaucoup plus faible. L'une des principales raisons de la rentabilité du cloud  est la réduction des besoins d'achat, d'installation et de maintenance de serveurs sur site. 

Au lieu de stocker et de gérer les fichiers d'entreprise sur site, le fournisseur de services cloud installe et entretient le matériel nécessaire pour fournir à ses clients un service de stockage de fichiers dans le cloud. Le fournisseur prend également en charge les frais généraux connexes et supprime la charge qui pèse sur votre équipe informatique. 

L'utilisation d'un système de fichiers basé sur le cloud élimine également le coût de la mise à jour du matériel. Les fournisseurs de services dans le cloud mettent régulièrement à jour leurs solutions, en installant des correctifs de sécurité et en remplaçant le matériel si nécessaire. Le modèle de tarification « pay-as-you-go » du stockage de fichiers dans le cloud vous permet également de ne payer que l'espace de stockage dont vous avez besoin. 

Sécurité 

Il est essentiel de comprendre comment améliorer la sécurité des informations pour protéger votre contenu précieux. Le coût moyen d'une violation de données aux États-Unis était de 9,44 millions de dollars en 2022, ce qui fait de la cybersécurité une priorité pour les entreprises de tous les secteurs. Les pirates informatiques peuvent utiliser des attaques de ransomware et d'autres virus pour accéder au contenu critique. Les fichiers de votre entreprise sont également vulnérables aux menaces internes. Les personnes ayant un accès légitime aux fichiers peuvent avoir l'intention malveillante de les divulguer à des fins lucratives ou être victimes d'escroqueries par phishing. 

Grâce au partage de fichiers basé sur le cloud, vous bénéficiez des mesures de sécurité solides mises en place par votre fournisseur de services cloud. Des outils tels que le chiffrement des fichiers, les contrôles de type Zéro confiance et la détection des menaces protègent vos fichiers et contrôlent en toute sécurité les personnes qui y ont accès. Votre fournisseur de services cloud effectue également des mises à jour régulières et automatiques afin de maintenir une sécurité optimale. 

Évolutivité 

L'évolution de votre entreprise est un défi difficile à relever avec les serveurs sur site. Si vous avez besoin d'un espace de stockage plus important, vous devez acheter et installer des serveurs de données capables de fournir les performances requises. Si vos besoins en stockage diminuent, vous vous retrouvez avec un espace serveur inutilisé tout en continuant de payer la maintenance du matériel et des logiciels. 

Un système de fichiers basé sur le cloud facilite l'évolutivité. Les fournisseurs de services cloud proposent généralement plusieurs forfaits de stockage que vous pouvez mettre à jour en fonction de vos besoins. Excepté la modification de votre forfait, il n'y a pas d'autres dépenses d'investissement pour augmenter ou diminuer le volume de stockage dont votre entreprise a besoin. 

Gestion des utilisateurs 

La visibilité est essentielle pour gérer l'accès à votre contenu et responsabiliser les utilisateurs quant à l'utilisation qu'ils en font. Vous avez besoin d'un environnement sécurisé pour créer, modifier, publier, mettre à jour et archiver des fichiers. Les outils de gestion des utilisateurs sont essentiels pour suivre les modifications, les actions et les autres changements de fichiers tout au long du cycle de vie du contenu. 

Le stockage dans le cloud vous permet de gérer le cycle de vie du contenu avec une meilleure visibilité. Le partage de fichiers basé sur le cloud permet à vos administrateurs et à votre équipe informatique de contrôler les fichiers auxquels les personnes peuvent accéder. 

De solides mesures d'authentification des utilisateurs et de gestion des droits d'information vous permettent de restreindre l'accès à des fichiers spécifiques. Ces fonctions permettent de s'assurer que seules les personnes autorisées à accéder à un fichier et à le modifier peuvent le faire. 

Vous pouvez également utiliser les historiques d'audit pour suivre l'évolution du flux de travail et avoir un aperçu de chaque étape du cycle de vie du contenu, ce qui facilite la responsabilisation. 

Centralisation 

Demander des documents papier à l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise peut vous faire perdre un temps précieux. Pire encore : vous êtes sur le point de terminer un dossier et vous vous rendez compte que vous avez négligé une révision essentielle parce que vous n'aviez pas la bonne version du fichier. Avec un système de stockage de contenu, vous pouvez perdre la trace de la bonne version d'un document, ce qui entraîne une perte de temps et des modifications manquantes. 

Le partage de fichiers basé sur le cloud vous permet de conserver une source fiable, unique et accessible pour votre contenu critique. Les employés peuvent facilement rechercher le fichier dont ils ont besoin dans le système, ce qui leur permet d'économiser le temps qui aurait été nécessaire pour demander un document à l'ensemble de l'entreprise et attendre qu'il leur soit envoyé. 

Les versions en direct permettent de suivre les modifications, les ajouts et les approbations les plus récents, de sorte que tout le monde reste à jour. La centralisation des fichiers en un seul endroit, accessible de n'importe où grâce au cloud, rationalise les flux de travail et permet à vos équipes de travailler plus facilement. 

Exemples d'utilisations de partage de fichiers basé sur le cloud 

Les avantages considérables du partage de fichiers dans le cloud aident les entreprises dans de nombreux cas d'utilisation. Le stockage et le partage de fichiers dans le cloud vous permettent de gérer des projets et des éléments de contenu individuels avec une plus grande visibilité. Le cloud permet également aux entreprises d'archiver et de sauvegarder de grandes quantités de contenus critiques. Voici quelques-uns des principaux cas d'utilisation des systèmes de fichiers dans le cloud.

Gestion de contenu 

La gestion du cycle de vie du contenu est une fonction essentielle pour toute entreprise ou organisation. Votre contenu peut être constitué de documents marketing, d'images numérisées, de contrats ou de feuilles de calcul. Il est essentiel de s'assurer que ces fichiers sont à jour avant de les envoyer à l'étape suivante du cycle de vie ou de les publier. Votre équipe doit pouvoir créer, modifier, synchroniser et partager efficacement des fichiers au sein de l'entreprise afin de garantir l'achèvement du projet. 

Un système de fichiers basé sur le cloud permet à votre équipe de partager et de mettre à jour instantanément du contenu, ce qui rationalise les flux de travail et simplifie la gestion du contenu. Vous pouvez manipuler, enregistrer, modifier et connecter le contenu tout au long du cycle de vie à partir de la plate-forme de votre système de fichiers basé sur le cloud, en obtenant une vue d'ensemble de chaque fichier au fur et à mesure qu'il se déplace dans le flux de travail.

Archivage et sauvegarde de fichiers 

Les situations d'urgence telles que les catastrophes naturelles, les cyberattaques et les pannes de système entraînent des problèmes si votre entreprise ne dispose pas de fichiers de sauvegarde. Si vous perdez la seule copie de vos fichiers critiques à cause de l'un de ces événements inattendus, vous risquez de ne jamais la récupérer. Les sauvegardes de contenu sont donc une partie essentielle du stockage de fichiers et la sauvegarde de votre contenu est cruciale pour éviter la perte de données. 

Vous aurez également besoin d'un moyen de stocker les fichiers à la fin du cycle de vie du contenu, lorsque vous archivez le contenu. Si vous avez décidé de ne pas actualiser certains fichiers, vous devez trouver un moyen de les séparer de votre contenu actuel. Vous pouvez également avoir besoin d'archiver des fichiers pour une durée déterminée afin de vous conformer aux réglementations en vigueur dans votre secteur d'activité. 

De nombreuses entreprises utilisent le partage de fichiers dans le cloud pour simplifier les processus de sauvegarde et d'archivage des fichiers. Les fournisseurs de services cloud peuvent effectuer des sauvegardes automatiques de fichiers sur d'autres serveurs de données au sein de leurs systèmes, de sorte que si un serveur tombe en panne, il y a toujours une sauvegarde complète sur un autre serveur. Vous pouvez également sauvegarder tous vos fichiers obsolètes dans un emplacement spécifique et accessible grâce au stockage dans le cloud.

Stockage de grands volumes de données 

Les besoins de votre entreprise en matière de stockage de contenu sont uniques, mais vous avez probablement de grands volumes de données à gérer et à stocker. Votre entreprise traite sans doute plusieurs types de fichiers : documents, images, fichiers audio ou vidéo. La quantité et la taille des fichiers ont une incidence considérable sur la facilité de stockage du contenu dans les serveurs sur site. Lorsque votre entreprise dépasse ses capacités de stockage actuelles, l'acquisition d'un espace supplémentaire peut s'avérer longue et coûteuse.

Un système de fichiers basé sur le cloud peut gérer n'importe quelle quantité de données à condition d'avoir le bon forfait de stockage. Les entreprises utilisent le cloud pour augmenter facilement leur espace de stockage et conserver des quantités massives de contenu. Déterminez la quantité de stockage dans le cloud dont vous avez besoin pour voir comment  le partage de fichiers dans le cloud peut éliminer vos problèmes de stockage de contenu.

Travail à distance ou hybride 

Le travail à distance et hybride est devenu une pratique normale pour une partie importante des employés aux États-Unis. Selon un rapport de McKinsey, 58 % des salariés aux États-Unis peuvent travailler à distance au moins une partie de la semaine. 

Les salariés apprécient fortement l'autonomie de choisir leur lieu de travail. McKinsey a constaté qu'un modèle de travail flexible est l'un des principaux facteurs qui influencent l'acceptation d'un poste. 

Le stockage des fichiers sur des serveurs de données sur site oblige votre équipe à travailler sur place. Le cloud permet de travailler à distance. Les entreprises utilisent la présence mondiale du cloud et la communication instantanée pour permettre le travail hybride ou à distance et maintenir les équipes en contact. 

Gestion de projet 

La gestion de projet implique la planification et le suivi d'un projet afin de s'assurer qu'il progresse parfaitement, dans les délais et dans le respect du budget. Une gestion de projet efficace exige des équipes une communication claire, une compréhension des responsabilités de chacun et une visibilité sur l'état d'avancement du projet. Les gestionnaires de projet sont confrontés à des défis en matière de planification, de respect du calendrier et du budget, d'attribution appropriée des tâches et de planification des risques.  

Le partage de fichiers dans le cloud offre aux entreprises et aux organisations une meilleure visibilité de leurs flux de travail et de leurs projets, ce qui leur permet de suivre et de rationaliser chaque étape d'un projet. Les gestionnaires de projet reçoivent des mises à jour en temps réel et des notifications sur les modifications de fichiers, ce qui les aide à établir un calendrier plus réaliste. Le cloud simplifie la gestion des projets en permettant aux équipes de collaborer de n'importe où et d'avoir accès à tous les fichiers et outils dont elles ont besoin pour mener à bien leur travail. 

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