Les défis de la transformation numérique sur le lieu de travail
La transformation numérique réinvente le fonctionnement de votre entreprise. En intégrant des solutions numériques dans différents domaines, vous pouvez améliorer votre efficacité, mieux répondre aux besoins de vos clients et rester compétitif dans un paysage commercial en constante évolution. Avec 70 % des organisations actuellement engagées dans une transformation numérique, cette stratégie est nécessaire pour rester pertinent dans notre culture largement numérique.
Votre équipe peut toutefois être confrontée à des obstacles lors de votre transition numérique. Élaboration d'une stratégie de gestion, gestion des restrictions budgétaires : face à ces défis liés à la numérisation, la transformation peut sembler difficile. Un plan de mise en œuvre complet et agile aide votre équipe à les relever et à profiter des avantages de la transformation numérique.
Défis à surmonter lors d'une transformation numérique
Une transformation complète modifie chaque aspect de votre organisation. Vous intégrez des solutions numériques dans tous les domaines d'activité, de la communication avec les clients aux stratégies marketing. Les transformations numériques présentent de nombreux avantages pour les organisations, mais peuvent également apporter leur lot de défis. Réinventer les principales techniques commerciales implique une réflexion critique, des essais et des erreurs. Il est normal que votre équipe soit confrontée à des défis tout au long du processus.
En adoptant les bonnes stratégies, vous pouvez résoudre ces problèmes et profiter pleinement des avantages de la numérisation. Voici quelques-uns des défis les plus courants lors d'une transformation numérique.
1. Difficulté à faire évoluer votre modèle commercial
Votre modèle commercial définit vos produits et services, votre public cible, vos bénéfices prévisionnels et d'autres indicateurs essentiels. En d'autres termes, c'est le plan de la réussite de votre entreprise.
Bien que les méthodes traditionnelles aient peut-être déjà contribué à votre succès, les transformations numériques nécessitent généralement des approches différentes. Pour rester compétitif dans la culture numérique, il se peut que votre équipe doive changer ses priorités. Des méthodes comme la collecte de données et l'automatisation des tâches permettent aux entreprises d'évoluer beaucoup plus rapidement qu'auparavant. Vous pouvez développer votre base de clients en améliorant l'expérience utilisateur ou optimiser vos sources de revenus en établissant votre entreprise comme l'une des meilleures options numériques.
Votre équipe peut être confrontée à des défis lors du développement d'un nouveau modèle. Il peut être déconcertant d'abandonner des stratégies fiables, surtout après avoir passé des années à les affiner. Il se peut que vous ayez besoin d'aide pour définir de nouveaux objectifs réalisables ou que vous ne sachiez pas comment votre nouveau logiciel s'intègre au modèle. Ces obstacles pourraient vous empêcher d'adopter de nouvelles approches.
2. Absence de stratégie de gestion des changements
Une stratégie de gestion des changements approfondie est essentielle pour toute mise à niveau au sein d'une entreprise. Ces plans organisent les changements à venir et établissent un calendrier pour la mise en œuvre, la communication avec les parties prenantes et les membres de l'équipe, les périodes de formation et autres facteurs. Votre stratégie organisationnelle décrit chaque étape du processus, ce qui permet d'aborder plus facilement les changements fondamentaux.
Se lancer dans une transformation numérique sans stratégie de gestion peut poser de nombreux problèmes. Vous risquez de négliger des étapes importantes ou de ne pas parvenir à intégrer des applications susceptibles de fonctionner ensemble. Un plan médiocre génère de la confusion ou de la frustration parmi les membres de l'équipe, qui peuvent déjà se sentir hésitants à l'égard des changements. Cela peut également être source d'inefficacités par la suite : en cas de manque de formation, votre équipe n'est pas prête à utiliser de nouveaux systèmes ou périphériques.
Une stratégie de gestion solide assure le bon déroulement de votre transformation. Une transition fluide aide votre équipe à mieux l'accepter.
3. Opposition aux changements
Passer soudainement à des formats numériques peut sembler difficile si votre entreprise a l'habitude d'utiliser des systèmes existants et des stratégies papier. Votre équipe peut se montrer réticente aux changements numériques, notamment si plusieurs ont lieu simultanément. Vos collaborateurs pourraient être frustrés par la formation ou vous demander de conserver les structures existantes.
Il est tout à fait normal que les membres de votre équipe fassent part de leur trouble ou hésitation face à une transformation numérique. Mais si trop de personnes s'opposent à votre transformation, la mise en œuvre des changements peut s'avérer beaucoup plus difficile.
Il est essentiel de répondre à ces préoccupations et d'encourager une vision plus positive des mises à jour. En restant transparent et aimable, vous pouvez faciliter la transition des employés.
4. Contraintes budgétaires
Respecter le budget est un autre défi de la transformation numérique. Les nouvelles technologies représentent un investissement important. Vous pouvez également faire face à des dépenses comme des consultations, des supports de formation, du nouveau matériel ou des services informatiques supplémentaires. Sans budget, vous pouvez rapidement dépenser au-delà de vos moyens et générer des difficultés financières.
Si votre budget est limité dès le départ, il se peut que vous ne puissiez investir dans les logiciels ou autres outils de votre choix. Il est important de définir vos objectifs ainsi qu'un budget adapté. Comprendre le résultat type de la transformation numérique peut vous aider à en réaliser la valeur. La numérisation peut contribuer à réduire vos coûts d'exploitation et mieux répondre aux besoins de vos clients, pour ainsi récupérer vos dépenses initiales.
5. Abandonner les systèmes hérités
De nombreuses entreprises utilisent encore des systèmes hérités malgré les technologies avancées disponibles. Après avoir passé plusieurs années à utiliser les mêmes systèmes, il est souvent difficile d'en changer. Se familiariser avec les nouveaux logiciels peut être rebutant, surtout si vous tirez toujours parti de vos systèmes actuels.
Mais les systèmes hérités peuvent gêner les transformations numériques. La transition depuis des systèmes obsolètes peut prendre du temps, allongeant alors votre processus de transformation.
Une technologie avancée intègre votre contenu et vos applications dans un emplacement centralisé, ce qui facilite la synchronisation des données et leur accessibilité. Il se peut que vous ne puissiez pas inclure de programmes logiciels hérités dans ces efforts de consolidation. Les logiciels obsolètes ont souvent des temps de chargement longs et des structures rigides, ce qui rend difficile leur inclusion dans un environnement numérique avancé.
6. Combler les lacunes en matière de compétences numériques
La numérisation nécessite des compétences numériques dans presque tous les postes. La plupart de vos systèmes passant au cloud ou à des applications Web, même les membres de votre équipe non technique doivent acquérir une compréhension de base de la technologie. Votre équipe doit disposer de suffisamment de connaissances pour travailler efficacement et répondre aux préoccupations des clients.
Vos employés disposent probablement d'une large gamme d'expériences et de capacités techniques. Et il est tout à fait normal que vous ayez déjà quelques solutions numériques. Cependant, vous pouvez rencontrer des difficultés lorsque vous préparez des supports de formation et que vous aidez des équipes à s'adapter au nouvel environnement. En cas de lacunes en matière de compétences numériques, il est nécessaire de prendre le temps de répondre aux besoins de chacun pendant la transition.
Ces lacunes peuvent également rendre la transformation globale plus difficile. Si des membres de votre équipe se spécialisent dans des domaines essentiels comme la migration de contenu ou le marketing numérique, la transition devient plus facile. Il se peut que vous deviez élargir votre équipe ou demander une aide extérieure.
7. Répondre aux besoins en constante évolution des clients
Les préférences des clients évoluent rapidement. Réfléchissez aux différences de préférences d'achat entre aujourd'hui et avant la pandémie de COVID-19. Les entreprises doivent suivre les tendances et répondre aux besoins des clients pour rester compétitives. Cependant, les tendances évoluent si vite qu'il est difficile de les suivre. Vous pouvez adopter un nouveau logiciel pour répondre aux préférences des clients, puis découvrir une nouvelle tendance plus populaire quelques mois plus tard.
Il est indispensable de connaître les tendances de consommation pour réussir dans un environnement numérique. Montrez à vos clients que leurs préférences comptent et restez compétitif par rapport aux autres acteurs du secteur. Faire preuve d'agilité et d'adaptabilité permet de passer rapidement d'une stratégie à une autre.
8. S'adapter aux avancées technologiques révolutionnaires
S'engager dans une transformation numérique signifie donner la priorité aux technologies au sein de votre modèle commercial. À mesure que les technologies évoluent, il est important d'intégrer ces changements dans votre entreprise. Des outils en libre-service aux pages de réseaux sociaux, les technologies populaires peuvent aider votre équipe à rester un concurrent sérieux sur le terrain.
De nouvelles avancées technologiques peuvent survenir lors de vos efforts de transformation numérique, vous obligeant alors à repenser certaines de vos stratégies. Tous les nouveaux outils nécessitent plus de formation et de ressources pour que les membres de votre équipe soient sur la même longueur d'onde. Les avancées révolutionnaires peuvent prolonger votre processus de transformation global. Il vous faudra alors mobiliser des équipes.
Comment surmonter les défis de la transformation numérique
Faire face aux défis de la transformation numérique peut paraître insurmontable. Votre équipe ne contrôle pas certains facteurs, ce qui rend difficile l'anticipation des obstacles. Trouver la meilleure stratégie pour votre organisation demande beaucoup de temps et de ressources, mais faire preuve d'adaptabilité et de persistance favorise la réussite.
Adopter les bonnes techniques de préparation peut aider vos collaborateurs à surmonter les défis. Exploitez tout le potentiel de votre transformation numérique en utilisant des stratégies éclairées. Voici quelques façons de relever les défis de la transformation numérique.
1. Créer une stratégie de transformation numérique
Réussir sa transformation numérique nécessite beaucoup de préparation. Un plan complet décrit le processus de mise en œuvre et anticipe les défis comme l'opposition aux changements ou les restrictions budgétaires. Vous pouvez établir un calendrier clair à partager avec votre équipe et vos actionnaires, afin d'améliorer la communication autour du processus.
Pour créer une solide stratégie de transformation numérique, procédez comme suit :
- Évaluez votre situation actuelle et les domaines à améliorer
- Identifiez les processus et ressources que vous prévoyez de changer
- Réfléchissez à la manière dont la transformation s'aligne sur les objectifs de votre organisation
Il est souvent préférable d'organiser vos plans selon un calendrier. Notez-y les dates de début et de fin idéales de la transformation, ainsi que les étapes intermédiaires importantes. Ainsi, votre équipe dispose d'un document pour suivre la progression de la transformation et respecter les délais.
Des plans solides répartissent également les responsabilités au sein de votre équipe. Désignez avec vos supérieurs les ressources et membres de l'équipe à affecter à des tâches spécifiques. En répartissant les responsabilités, vous impliquez davantage de collaborateurs dans le processus et évitez à un service de se sentir dépassé.
Au fur et à mesure de la transformation, vous pouvez surveiller votre progression et la comparer au plan d'origine. Si nécessaire, adaptez votre stratégie pour tenir compte des révolutions technologiques ou autres obstacles. La flexibilité est essentielle : n'oubliez pas qu'il est normal d'être confronté à des défis et revers, et que vous pouvez toujours ajuster votre plan pour répondre à un éventuel nouveau besoin.
2. Investir dans la formation et le développement des employés
Une formation et un développement approfondis facilitent votre transformation numérique. Il est préférable de préparer les membres de votre équipe à comprendre comment utiliser les nouveaux logiciels, en leur fournissant des ressources de formation et des conseils. Il est également important de leur expliquer ce qui vous a poussé à entreprendre votre transformation numérique et pourquoi cela est important pour votre organisation.
Investir dans du matériel de formation peut stimuler les compétences numériques de votre équipe et combler les lacunes en la matière. Plus vous investissez dans des ressources de formation initiale, moins vous risquez de faire face à des problèmes ou malentendus ultérieurement.
Si des membres de votre équipe possèdent de compétences numériques étendues, demandez-leur s'ils sont intéressés par des postes de direction. Les tuteurs peuvent accorder une attention plus personnalisée aux membres inexpérimentés de l'équipe et s'assurer qu'ils comprennent les nouvelles procédures.
3. Donner la priorité aux clients
Votre transformation numérique a un impact sur de nombreux aspects de l'expérience client. Que vous réinventiez votre site Web, installiez de nouveaux outils de communication ou rationalisiez vos procédures de paiement, votre transformation peut améliorer les interactions entre les clients et votre marque.
Votre base de clients doit rester votre priorité lors de votre transformation numérique. Connaître leurs préférences numériques et intérêts actuels peut aider votre équipe à réussir sa transformation. En vous concentrant sur les avantages des nouvelles technologies pour vos clients, vous pouvez respecter les objectifs globaux.
Donner la priorité aux clients contribue également à les fidéliser. Les acheteurs sont plus susceptibles de revenir sur des sites Web à chargement rapide avec des graphiques haute définition que sur des pages Web obsolètes ou lentes. Ils apprécieront également les outils numériques, comme les chatbots basés sur l'intelligence artificielle (IA), qui répondent rapidement à leurs questions.
La technologie de collecte de données vous permet de visualiser les comportements et habitudes d'achat des consommateurs. Vous pouvez suivre ces comportements et ajuster vos campagnes publicitaires ou produits en fonction de ces préférences. En outre, surveillez l'évolution des niveaux d'engagement des clients au cours de votre transformation numérique. Des outils de communication avancés et de nouveaux logiciels peuvent encourager les clients à rester sur votre site Web plus longtemps.
4. Promouvoir une culture d'entreprise adaptative
L'adaptabilité est essentielle pour les cultures numériques. Au fur et à mesure que les nouvelles technologies évoluent, il est essentiel de connaître les tendances et de comprendre leur impact sur le secteur. L'innovation est nécessaire pour être compétitif dans une culture numérique en constante évolution. Lorsque vous élaborez votre stratégie de transformation numérique, vous devez comprendre que les nouvelles avancées logicielles ou les difficultés rencontrées par votre équipe pourraient modifier votre calendrier. Au lieu de redouter ces changements, encouragez une culture d'équipe flexible. Incitez vos collaborateurs à considérer les défis comme des opportunités de croissance plutôt que comme des obstacles.
En faisant preuve d'agilité, votre équipe est mieux armée pour essayer de nouveaux périphériques ou logiciels. Vous pouvez adopter l'innovation et en comprendre les avantages au lieu de vous en méfier. La promotion de ces idéaux peut éviter que vos collaborateurs s'opposent aux changements.
5. Planifier votre budget
Une transformation numérique stimule la croissance de votre entreprise, mais nécessite un investissement important. Il est préférable de définir votre budget et votre stratégie financière dès le début du processus. Un budget strict vous empêche de dépasser les fonds disponibles, sans quoi de graves tensions financières pourraient survenir par la suite.
Calculez ce que les nouvelles technologies, les processus de mise en œuvre et le matériel de formation devraient vous coûter. Vous pouvez également déterminer les retours sur investissement et bénéfices à long terme pour avoir une vue globale de l'impact financier. Ensuite, évaluez vos fonds et déterminez si vous en avez suffisamment pour couvrir les coûts. Si nécessaire, réalisez des économies supplémentaires avant de commencer votre transformation.
6. Favoriser une communication efficace
Mobiliser les membres de votre équipe dans le cadre d'une transformation numérique peut s'avérer difficile, surtout s'ils sont habitués aux systèmes hérités. Votre style de communication a un impact sur la façon dont ils perçoivent les changements. Adopter une communication transparente permet à l'ensemble des services et parties prenantes d'être sur la même longueur d'onde.
Lorsque vous présentez votre plan de transformation, soyez le plus précis possible. Partager votre calendrier et vos objectifs pour la transformation aide les autres à en visualiser les impacts. Encouragez les membres de l'équipe à faire part de leurs commentaires et répondez à leurs préoccupations. En intégrant tout le monde dans le processus, vous pouvez créer une attitude plus positive vis-à-vis des changements. Plus vos collaborateurs sont informés, plus votre plan sera efficace.
7. Mettre l'accent sur la connectivité et la collaboration
Faire de votre transformation numérique un effort collectif peut contribuer à sa réussite. Encouragez les membres de votre équipe à collaborer lorsqu'ils parcourent les ressources de formation et découvrent de nouvelles procédures internes. Offrez-leur des opportunités d'apprentissage continu et de nombreuses occasions de poser des questions. Mettre l'accent sur un environnement d'équipe peut les aider à se sentir plus à l'aise face aux changements.
Découvrez la puissance du Content Cloud
Grâce à une plate-forme unique et sécurisée pour tout votre contenu, Box vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vie du contenu : création de fichiers, modification simultanée, partage, signature électronique, classification, conservation et bien plus encore. Nous facilitons la collaboration sur le contenu avec n'importe quel utilisateur, à l'intérieur comme à l'extérieur de votre organisation. La sécurité et la conformité de qualité professionnelle font partie intégrante de notre ADN, vous garantissant ainsi la protection de votre contenu en toute sérénité. Par ailleurs, fort de plus de 1 500 intégrations réussies (ainsi que d'une gamme de fonctionnalités natives, comme Box Sign), le Content Cloud apporte une couche de contenu unique, qui permet à vos équipes de travailler comme elles l'entendent.
Le Content Cloud change la donne pour l'ensemble de l'organisation, en rationalisant les flux de travail et en stimulant la productivité de toutes les équipes. Contactez-nous dès aujourd'hui et découvrez ce que vous pouvez faire avec Box.
**Bien que nous affirmions notre engagement inébranlable de proposer des produits et services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.