Qu'est-ce qu'un tableau blanc numérique ?

Auparavant, le brainstorming impliquait de se réunir dans une même pièce pour partager des idées, et parfois les consigner sur un tableau blanc physique. Aujourd'hui, la technologie a évolué pour permettre des réunions virtuelles sur des tableaux blancs numériques, avec des équipes participant aux discussions où qu'elles se trouvent dans le monde.

Ce développement permet non seulement à chacun de consigner ses idées au même endroit, mais aussi d'améliorer la collaboration.

Qu'est-ce qu'un tableau blanc numérique ?

Un tableau blanc numérique est une application basée sur le cloud, qui permet à toute personne participant à une session de brainstorming de prendre les commandes d'un tableau et d'apporter ses contributions au contenu. Dans le monde des affaires, on peut citer comme exemples la collaboration d'équipe et la formation continue. 

Les tableaux blancs traditionnels nécessitaient une interaction personnelle, les personnes notant leurs idées au marqueur. Ce système fonctionnait bien lorsque tous les participants à la réunion se trouvaient dans la même pièce. Tout le monde pouvait dessiner un croquis ou noter une idée sur un tableau. Ce système a posé des problèmes quand les réunions à distance se sont banalisées.

Lorsque certains participants à une réunion se trouvent dans une pièce avec un tableau blanc et que d'autres y assistent à distance, cela crée un déséquilibre. Ceux présents dans la pièce peuvent toujours noter les idées sur le tableau blanc. Les caméras enregistrant la réunion sont orientées sur le tableau pour permettre aux personnes qui se connectent à distance de voir ce qui est inscrit. Toutefois, un participant à distance souhaitant apporter sa contribution doit décrire ses idées à quelqu'un d'autre, qui ensuite les consigne sur le tableau blanc. Cela peut s'avérer compliqué et perturbant.

Les membres de l'équipe travaillant ensemble à distance ont besoin d'un moyen simple pour collaborer. Un tableau blanc numérique en ligne permet à toute personne connectée à la réunion de créer des croquis, prendre des notes à partager, réfléchir à des cartes, contribuer à des listes, etc. Les réunions restent tout de même un moyen très productif pour partager des idées, mais les tableaux blancs numériques améliorent la collaboration.

Par exemple, les membres de l'équipe de développement du conseil d'administration peuvent apporter leurs contributions à une carte de brainstorming sur le tableau blanc en ligne lorsqu'ils discutent d'idées au cours d'une réunion à distance. Les formateurs de cours de formation continue peuvent rédiger des problèmes sur le tableau et demander aux participants d'en écrire les réponses sur le tableau blanc numérique.

Les tableaux blancs en ligne conviennent pour les réunions à distance, en personne et hybrides, permettant à tous les participants d'apporter leur contribution, où qu'ils se trouvent. Une plus grande interaction entre les membres de l'équipe pendant une réunion se traduit par un plus grand nombre d'idées à prendre en compte lors de la finalisation de plans, de la création de concepts ou de la prise de décisions.

Pourquoi utiliser un tableau blanc numérique ?

Les applications basées sur le cloud sont simples à utiliser et accessibles où que vous soyez. Grâce à des connexions sécurisées, seules les personnes autorisées peuvent consulter et modifier le tableau blanc. Ce niveau de sécurité garantit la confidentialité des informations partagées lors des réunions.

S'agissant d'une application basée sur le cloud,il est possible d'accéder à un tableau blanc numérique où que vous soyez dans le monde. La facilité d'accès séduit ceux qui ont besoin de participer à distance à des réunions.

Avec les tableaux blancs traditionnels, les équipes perdent les informations qui y sont notées dès que quelqu'un efface le tableau. Un tableau blanc numérique vous permet d'enregistrer le fichier sur une plateforme de gestion de contenu dans le cloud (CCM) de votre choix ou d'envoyer des copies par e-mail aux autres membres du groupe.

En vous connectant à une plateforme CCM, vous pouvez également charger des fichiers sur le tableau blanc numérique. Vous pouvez utiliser les fichiers pour annoter des documents ou apporter des modifications aux images existantes. Les autres participants à la réunion peuvent aussi ajouter des éléments à l'image via l'application de tableau blanc.

Critères de sélection d'un tableau blanc numérique 

Décidez de la manière dont votre entreprise utilisera le tableau blanc numérique avant de rechercher la bonne application. Déterminez le rôle de toutes les fonctionnalités (facilitation, collaboration, organisation et action) dans la façon dont vos équipes utilisent l'application. Certains groupes ont besoin de plus de capacité pour la collaboration créative que d'autres. Tenez compte de ces critères pour trouver la solution la plus adaptée aux besoins de vos équipes.

Facilitation

Dans une application de tableau blanc numérique, la facilitation assure le bon déroulement des réunions tout en favorisant la productivité. Un facilitateur désigné peut utiliser les options de l'application pour s'assurer que tout le monde a la possibilité de donner son avis et que la réunion ne s'éloigne pas du sujet.

Un tableau blanc numérique en ligne peut faciliter la productivité grâce à certaines fonctionnalités (sondage et présentation, par exemple). Les sondages permettent à tous les participants à la réunion de s'exprimer. Quelques secondes suffisent pour les convertir sous forme de tableau, ce qui permet d'accélérer la prise de décision. Les outils d'analyse permettent de trouver plus rapidement la bonne partie du contenu à examiner. Là encore, être en communication avec les participants à distance permet à chacun de se faire entendre.

Les applications de tableau blanc qui encouragent la facilitation permettent de gagner du temps, mais aussi d'accélérer les décisions et la planification.

Collaboration

Le plus souvent, les équipes utilisent des tableaux pour la collaboration. Un tableau blanc numérique permet à chacun d'ajouter des idées à un espace partagé depuis son propre périphérique. Les applications de tableau blanc disposent de fonctionnalités assurant une collaboration plus claire, plus rapide et plus facile. Les fonctionnalités suivantes vous seront utiles si la collaboration est la raison principale pour laquelle vous utilisez un tableau blanc numérique :

• Commentaires : un tableau blanc doit faciliter le dialogue avec des fonctionnalités de discussion et de commentaires
• Modifications différenciées par code couleur : les participants doivent pouvoir rapidement voir qui a apporté sa contribution au fichier. Ainsi, toute personne contribuant au projet ultérieurement sait à qui demander des clarifications sur une idée

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Aujourd'hui, la plupart des utilisateurs connaissent déjà ces types de mécanismes de commentaires grâce aux réseaux sociaux, ce qui réduit la courbe d'apprentissage nécessaire pour intégrer un tableau blanc numérique à vos réunions.

De plus, la fin de votre réunion ne doit pas forcément signer celle de la collaboration. Les tableaux blancs numériques enregistrent les informations sur votre canevas. Chargez ce canevas sur une plateforme CCM afin que les futurs utilisateurs puissent le consulter et y apporter leur contribution. Vous pouvez également envoyer le canevas par e-mail aux personnes dont vous souhaitez les contributions. Elles peuvent ajouter leurs idées une fois la réunion terminée.

Organisation

Auparavant, lorsque des post-its, des feuilles de papier et des tableaux blancs traditionnels étaient utilisés, il fallait trier les documents et copier soigneusement le contenu du tableau, souvent dans un document numérique. Un tableau blanc numérique en ligne permet une organisation instantanée.

Les contributions différenciées par code couleur permettent à chacun de voir qui a ajouté quelles idées. Les tableaux blancs numériques peuvent inclure les fonctionnalités d'organisation suivantes :

• Zones de texte et étiquettes amovibles : placer ces fonctionnalités d'identification sur le canevas permet à chacun de voir plus facilement le flux d'idées au fur et à mesure qu'elles émergent pendant la réunion ou lors de toute consultation ultérieureFonctionnalités de tri : elles vous permettent d'organiser les informations du canevas en fonction des couleurs, des résultats des sondages ou des balises
• Modèles : les mises en page prédéfinies facilitent l'organisation de vos idées sur le canevas du tableau blanc. 

Ces fonctionnalités d'organisation permettent de consulter de manière simple et efficace le canevas pendant le processus de brainstorming et ultérieurement une fois la réunion terminée.

Action

Vos équipes doivent pouvoir prendre rapidement des mesures à partir des informations recueillies lors des réunions. Les fonctionnalités exploitables des tableaux blancs numériques doivent faciliter la création de plans et la prise de décisions. Un tableau blanc facilitant la prise de décision améliore la productivité de votre entreprise et donne du sens au temps consacré aux réunions.

Les commentaires différenciés par code couleur permettent au facilitateur de créer plus facilement des affectations pour la prochaine phase de travail après une réunion. Les résultats des sondages aident le facilitateur à déterminer quelles idées ont le plus été acceptées par les participants à la réunion.

Les outils organisationnels et les intégrations facilitent la fusion des idées créées sur l'application de tableau blanc avec les logiciels de planification et de flux de travail.

L'organisation des informations sur un canevas permet aussi aux membres de l'équipe d'y revenir plus facilement ultérieurement. Ils pourront ainsi examiner la séance de brainstorming pour voir dans quelle mesure leur plan de travail est adapté aux idées d'origine créées lors de la réunion.

Les fonctionnalités d'une application de tableau blanc permettant à votre équipe d'agir rapidement après une réunion améliorent l'efficacité de ces sessions. Ces outils permettent aussi de gagner du temps et de préserver les niveaux de productivité de votre entreprise.

Avantages des tableaux blancs numériques pour votre entreprise

L'intégration de cette technologie dans vos réunions en personne et à distance présente des avantages pour les participants et votre entreprise. Intégrez un tableau blanc numérique à vos processus de développement et de collaboration pour bénéficier des avantages suivants :

Pleine participation de tous les membres de la réunion

Les tableaux blancs traditionnels exigeaient que tout le monde soit physiquement présent pour utiliser le stylet sur l'écran ou le marqueur sur le tableau. Le temps nécessaire pour se rendre au tableau fait également perdre du temps lors de la réunion. 

Un tableau blanc numérique en ligne favorise l'inclusion et la participation. La facilité d'interaction avec le tableau blanc permet à chacun d'ajouter des idées, où qu'il se trouve.

Collaboration à distance : la voie à suivre

La collaboration à distance est essentielle dans le monde moderne où certaines personnes peuvent se connecter à des réunions depuis leur domicile ou dans le monde entier. Un tableau blanc numérique en ligne nécessite uniquement un accès à Internet. Tout le monde peut apporter ses idées à la réunion pour une séance de brainstorming plus productive et plus riche.

Enregistrement des informations recueillies lors des réunions

Grâce aux applications de tableau blanc numérique en ligne, vous n'avez plus à recopier les données sur une feuille ni à faire des photocopies pour les distribuer après une réunion. Il suffit à votre facilitateur d'enregistrer et de charger les canevas sur une plateforme CCM, ce qui lui fait gagner du temps. Ainsi, le partage des données est simple et rapide, car il vous suffit d'envoyer par e-mail un lien sécurisé aux participants et autres parties prenantes.

Ajout facile de fichiers et d'images à votre tableau blanc numérique

Une application de tableau blanc numérique connectée à une plateforme CCM permet de charger rapidement des images ou fichiers supplémentaires sur le canevas. Le facilitateur de la réunion peut non seulement charger le croquis préliminaire d'une idée de conception pour permettre aux autres de donner leur avis, mais aussi ajouter les modifications proposées. Les participants peuvent ajouter des commentaires ou croquis à ces images pour transmettre leurs idées.

Envoi par e-mail des images du tableau blanc aux autres parties prenantes

Toutes les parties prenantes d'un projet ne sont pas présentes à chaque réunion. Un tableau blanc numérique en ligne permet aux personnes ne pouvant pas assister à la réunion de recevoir le canevas par e-mail afin de l'examiner et d'y ajouter leurs idées. Les personnes extérieures à la réunion devant approuver une idée discutée au cours de la session peuvent examiner le canevas du tableau blanc et donner rapidement leur avis sur le concept. L'envoi par e-mail des canevas depuis des tableaux blancs en ligne permet de gagner du temps et d'obtenir des informations encore plus précieuses.

Solutions de tableau blanc Box et collaboration

Le Content Cloud fournit des solutions aux entreprises grâce à des applications de tableau blanc connectées et à d'autres fonctionnalités de collaboration. Facile à utiliser, la plateforme permet un flux rapide d'informations, de la conception à la réalisation d'un projet. Les intégrations d'applications de tableau blanc numérique Box ne sont que quelques-unes des milliers d'options d'applications proposées par Box dans le Content Cloud, ce qui garantit une suite complète de programmes pour une collaboration sécurisée et productive.

Whiteboard HD

Whiteboard HD est l'une des milliers d'intégrations disponibles dans le Content Cloud. Ce programme permet aux participants à la réunion de créer des croquis libres sur un canevas ou de charger une image dans des projets. Les utilisateurs peuvent dessiner directement sur un diagramme chargé pour créer des plans ou proposer des modifications à la conception.

Intégrer cette application à Box vous permet de charger des fichiers directement depuis notre Content Cloud. Vous pouvez aussi exporter le canevas du tableau blanc terminé sur votre compte Box en quelques clics seulement. Utilisez cette application pour améliorer la collaboration lors des réunions et accélérer le partage des idées une fois la session terminée.

Collaboration sécurisée

La collaboration sécurisée rassemble des personnes internes et externes à votre entreprise pour apporter leurs idées et contributions à un projet. Les fonctionnalités du Content Cloud permettent aux utilisateurs d'apporter leurs points de vue, opinions et idées à un projet, quel que soit le périphérique qu'ils utilisent et où qu'ils se trouvent dans le monde.

Box permet aussi un travail d'équipe en temps réel grâce à des outils comme Box Notes. Cette solution propose un format texte dans lequel partager des idées et prendre des notes. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même projet tout en visualisant les contributions des uns et des autres. Cette option peut remplacer une application de tableau blanc numérique dans les situations nécessitant uniquement la modification de texte, d'informations ou des commentaires. Une application de tableau blanc numérique reste préférable pour créer des croquis libres dans le cadre du processus de collaboration.

Intégrations Box avec plus d'outils de productivité

Les intégrations Box vous permettent d'utiliser vos applications professionnelles préférées existantes tout en travaillant en toute sécurité dans le Content Cloud. Les applications s'associant à Box incluent les plus populaires comme Adobe, Microsoft, Slack, Salesforce et Oracle, des applications couramment utilisées dans de nombreux secteurs. L'association de ces plateformes avec Box renforce la sécurité des documents et la capacité à collaborer en temps réel avec d'autres personnes. 

Intégrez tous vos outils de productivité pour accomplir vos tâches rapidement et efficacement tout en garantissant la sécurité et la connectivité avec le Content Cloud.

Avantages de la collaboration sur tableau blanc en temps réel

Passez aux tableaux blancs numériques pour partager vos idées en temps réel lors des réunions. La capacité à communiquer en temps réel avec les autres est la raison pour laquelle les réunions en personne sont restées populaires si longtemps. Grâce aux technologies permettant désormais d'accéder à distance aux réunions, les entreprises ont découvert qu'elles n'avaient plus à laisser la distance freiner leur productivité. 

Un tableau blanc numérique en ligne laisse libre cours à la créativité tout en rendant les réunions à distance plus productives, où que se trouvent les participants. Votre entreprise pourrait passer à côté des avantages suivants en n'utilisant pas la collaboration en temps réel avec des tableaux blancs numériques en ligne.

Pas de retard dans les commentaires sur les idées

Les participants reçoivent immédiatement les commentaires lorsqu'ils utilisent des tableaux blancs numériques en ligne. Ils n'ont pas à attendre un examen des informations ou une confirmation verbale de leurs idées. Les ajouts différenciés par code couleur sur le canevas ainsi que les commentaires sur les éléments facilitent les commentaires en temps réel. Les participants à une réunion obtenant des remarques ou commentaires immédiats peuvent donner suite aux idées populaires ou revoir les propositions ayant reçu un moins bon accueil. 

Les échanges se produisant lors de la présentation d'idées sont essentiels à une séance de brainstorming productive. Les commentaires immédiats sur un tableau blanc en ligne permettent ce type de conversation.

Possibilité de dessiner les concepts au lieu de les décrire

Tout le monde ne parvient pas à communiquer ses idées avec des mots. Un tableau blanc numérique permet à chacun de dessiner des croquis ou de créer des organigrammes pour transmettre ses idées aux autres. La possibilité pour quiconque de contribuer avec des mots ou des images fait de la collaboration en temps réel avec un tableau blanc numérique une option inclusive pour les réunions.

Approbation plus rapide des idées proposées

Avec un tableau blanc numérique, les idées proposées peuvent aussitôt faire l'objet de sondages pour être rapidement approuvées. Les sondages numériques peuvent calculer les résultats plus rapidement qu'un facilitateur demandant verbalement leur avis aux participants. En évaluant plus rapidement les idées, les réunions durent moins longtemps, ce qui permet également de gagner du temps.

Tout le monde peut consulter ou modifier le canvas

La collaboration sur tableau blanc en temps réel permet à tout le monde de consulter immédiatement le canvas et d'y ajouter des éléments. Les participants n'ont pas à attendre de recevoir des e-mails ou des mémos avant de consulter le tableau blanc pendant une réunion et d'ajouter des éléments au canevas. Le fait que tout le monde puisse participer garantit le partage du plus grand nombre d'idées au cours de la réunion.

En savoir plus sur Box

Le Content Cloud fournit des solutions aux entreprises grâce au tableau blanc Box Canvas connecté et à d'autres fonctionnalités de collaboration. Facile à utiliser, la plateforme permet un flux rapide d'informations, de la conception à la réalisation d'un projet.

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