Qu'est-ce que la collaboration ?

La collaboration est un facteur clé de l'innovation, de la résolution des problèmes et de l'agilité organisationnelle. Alors que votre entreprise recherche des moyens d'accroître sa productivité, d'améliorer son efficacité et de générer des résultats commerciaux positifs, réfléchissez à la façon dont vos collaborateurs travaillent ensemble et aux impacts positifs que vous pourriez obtenir en encourageant les efforts de collaboration. 

Passons en revue la définition de la collaboration, son importance sur le lieu de travail, les principaux types de travail d'équipe et les meilleures pratiques pour favoriser un environnement collaboratif au sein de votre entreprise.

Définition de la collaboration

La collaboration est un processus, une pratique ou une stratégie consistant à travailler ensemble pour atteindre un objectif commun spécifique en partageant ses connaissances, ses compétences et ses ressources. Par exemple, dans les écoles et sur les lieux de travail, les gens travaillent souvent en étroite collaboration. Les étudiants peuvent faire équipe sur un projet de groupe, tandis que des équipes collaboratives peuvent travailler ensemble sur une nouvelle stratégie marketing pour un client, par exemple.

La collaboration ne se limite pas à des personnes travaillant indépendamment sur des aspects distincts d'un projet. Dans ce cas, il s'agit au mieux de coordination. La collaboration signifie que les gens travaillent ensemble sur le projet. Chaque personne apporte différentes compétences, ce qui permet au groupe d'obtenir des résultats plus complets qu'un individu seul.

Par nature, les gens aiment collaborer. Interagir efficacement et faire preuve de créativité en tant qu'équipe ou communauté est non seulement stimulant, mais permet aussi de générer des résultats commerciaux positifs. Un travail d'équipe réussi repose sur des qualités telles que :

• Ouverture d'esprit
• Compétences interpersonnelles
• Partage des connaissances
• Concentration
• Communication
• Responsabilité
• Flexibilité
• Respect
• Confiance

Encourager la collaboration d'équipe sur diverses tâches permet à votre entreprise de prendre des décisions unifiées et d'augmenter ses chances de réussite. Lorsque vos collaborateurs unissent leurs forces à l'occasion de séances de brainstorming ou au sein d'équipes de projet interfonctionnelles, l'environnement de travail favorise la croissance et l'innovation pour les collaborateurs et l'entreprise dans son ensemble.

Différents types de collaboration

La collaboration peut prendre diverses formes. Les outils et ressources nécessaires pour gérer une main-d'œuvre répartie sur plusieurs sites diffèrent de ceux requis pour une collaboration sur site. La façon dont les gens coopèrent dépend également des personnes avec lesquelles ils travaillent, qu'il s'agisse d'autres membres de l'entreprise ou d'équipes externes. Comprendre les différentes formes de collaboration peut vous aider, vos collaborateurs et vous, à travailler ensemble de manière plus efficace.

Passons en revue les types de collaboration les plus courants sur le lieu de travail.

Collaboration interne et externe

La collaboration interne implique que les membres d'une même entreprise ou d'un même service travaillent ensemble. En d'autres termes, vos collaborateurs travaillent entre eux. Ce type d'effort de collaboration peut s'avérer aussi simple qu'une discussion entre membres d'un même service pour trouver une solution à un problème ou aussi complexe que la modification simultanée d'un document complexe en temps réel par des membres de plusieurs équipes de votre organisation.

La collaboration externe implique de travailler avec des personnes, entités, organisations ou d'autres partenaires extérieurs à votre entreprise. Il peut s'agir de clients, de fournisseurs et de sous-traitants. Votre équipe peut travailler en étroite collaboration avec un client ou un sous-traitant pour avoir son avis sur vos processus ou pour obtenir un résultat spécifique. Votre entreprise peut également travailler avec des parties externes possédant une expertise ou des équipements dont elle ne dispose peut-être pas.

Collaboration virtuelle et en personne

La collaboration virtuelle consiste à partager des informations, idées et tâches à distance à l'aide d'outils et de plateformes numériques. Dans un monde de plus en plus numérique, cette pratique est devenue l'une des principales façons de collaborer entre les membres d'une même équipe. 

Un espace de travail numérique peut inclure des visioconférences, le partage de documents, l'envoi d'e-mails et le stockage dans le cloud. Par exemple, les plateformes de partage de fichiers permettent à plusieurs personnes d'accéder au même contenu et de le modifier simultanément. De tels outils permettent aux membres des équipes distantes et hybrides de collaborer, où qu'ils se trouvent et quel que soit leur planning, tout en améliorant l'engagement des employés.

La collaboration en personne est plus fréquente dans les lieux de travail traditionnels où les membres de l'équipe se réunissent dans un bureau ou un espace de travail partagé. Travailler ensemble en personne implique que les membres de l'équipe se réunissent physiquement pour partager leurs idées, discuter et travailler sur une tâche partagée. Ils peuvent interagir et obtenir des réponses en temps réel tout en consultant les mêmes informations. Mais en réalité, il peut s'avérer difficile de réunir tout le monde au même endroit et en même temps lorsque chacun a des tâches à effectuer.

De nombreuses entreprises combinent le travail d'équipe en personne et virtuel, notamment dans les environnements hybrides. Les membres d'une équipe sur site peuvent se réunir en personne tout en incluant ceux travaillant à distance via un appel vidéo, par exemple.

Collaboration d'équipe

La collaboration d'équipe est l'effort collectif d'un groupe dont les membres travaillent ensemble tout en combinant leurs compétences, connaissances et efforts. Grâce à ce modèle, chaque membre du groupe connaît son rôle et son impact sur l'ensemble de l'équipe. La collaboration d'équipe implique généralement un leader qui supervise, maintient tout le monde sur la bonne voie et apporte ses compétences.

Les entreprises utilisant ce modèle définissent des délais. L'équipe doit donc effectuer les tâches dans un délai imparti pour s'assurer que les objectifs sont atteints. L'équipe obtient généralement une reconnaissance collective pour ses réalisations.

Collaboration contextuelle

Ce type de collaboration implique l'adaptation d'une plateforme numérique combinant tous les outils numériques de votre équipe en un seul et même endroit centralisé. Cela permet à vos collaborateurs d'accéder à tout le contenu nécessaire et de l'utiliser dans un seul et même endroit, au lieu de jongler entre différents outils et applications, ce qui simplifie la collaboration au sein de votre équipe.

La collaboration contextuelle ajoute du contexte au travail qu'accomplissent vos collaborateurs et contribue à améliorer l'efficacité de l'équipe, ses membres passant plus de temps à collaborer qu'à rechercher le contenu dont ils ont besoin.

Collaboration interfonctionnelle

La collaboration d'équipe interfonctionnelle fait référence à des collaborateurs de différents services se réunissant pour atteindre un objectif pour l'entreprise dans son ensemble. Par exemple, les membres de vos équipes commerciales, marketing et en charge des réseaux sociaux peuvent collaborer pour développer une stratégie de référencement efficace pour un client. Ce modèle est courant, notamment pour les tâches ou projets nécessitant des compétences spécifiques et dans les entreprises favorisant la communication collaborative sur le lieu de travail.

Collaboration communautaire

Ce type de collaboration consiste davantage à favoriser la communauté et l'apprentissage en équipe qu'à réaliser des tâches et projets. Le partage des connaissances est au cœur de ce type de travail d'équipe, supprimant ainsi les hiérarchies et encourageant les membres moins expérimentés à partager leur expertise plus ouvertement.

Grâce à la collaboration communautaire, les membres expérimentés de l'équipe peuvent facilement partager leur expertise et leurs connaissances avec les collaborateurs plus jeunes. La transmission des connaissances permet à l'ensemble de l'équipe de résoudre les problèmes et de travailler efficacement, évitant ainsi aux experts de travailler seuls.

Collaboration sociale

Dans le cadre de la collaboration sociale, votre équipe doit être en mesure de trouver rapidement des solutions et de parvenir à un consensus grâce à l'expertise et aux connaissances collectives de chacun. Votre équipe peut utiliser des plateformes de collaboration qui permettent à ses membres de se contacter et d'obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin. Les espaces où les membres de l'équipe peuvent discuter, s'envoyer des messages et accéder à des informations issues du crowdsourcing aident vos collaborateurs à résoudre les problèmes et à travailler beaucoup plus efficacement.

Pourquoi la collaboration est-elle importante sur le lieu de travail ?

La collaboration est conçue non seulement pour optimiser la réussite, mais aussi pour partager des compétences et connaissances uniques. Bien que chaque personne de votre entreprise puisse avoir un impact sur sa réussite, un groupe unifié est plus susceptible d'avoir un impact plus important. La collaboration permet aussi à vos collaborateurs de travailler et résoudre les problèmes plus efficacement en tirant parti de diverses compétences et perspectives favorisant la croissance de l'organisation.

Votre entreprise et les membres de l'équipe peuvent tirer parti de la collaboration de différentes manières.

• Plus grande satisfaction au travail : selon le rapport sur l'état de la collaboration, 76 % des travailleurs déclarent aimer travailler ensemble, tandis que 81 % souhaitent avoir plus d'impact. La collaboration favorise un environnement de travail ouvert, où les membres de l'équipe peuvent se retrouver dans l'objectif de votre entreprise. Lorsque vos collaborateurs voient que leurs opinions peuvent faire la différence, ils sont plus susceptibles de se sentir satisfaits, car ils reconnaissent l'utilité de leurs efforts.
• Augmentation de la productivité et des performances : selon l'enquête de Corel sur l'état de la collaboration réalisée en 2022, 70 % des employés s'accordent à dire qu'un travail d'équipe médiocre limite la productivité et fait perdre du temps. Une collaboration efficace augmente la productivité et les performances de vos équipes. En travaillant ensemble, les membres de l'équipe en font plus en moins de temps. En combinant leurs compétences, vos équipes obtiennent également de meilleures performances globales.
• Innovation et créativité accrues : les membres de l'équipe partageant des informations et perspectives diverses, ils gagnent en dynamisme et en créativité. Ils génèrent alors de nouvelles idées et votre entreprise dans son ensemble devient plus innovante.
• Apprentissage et développement avancés : la collaboration crée un environnement idéal pour que les membres de votre équipe apprennent les uns des autres. Chaque collaborateur a quelque chose à offrir et une expérience différente, ce qui signifie que même les membres les plus expérimentés peuvent apprendre des nouveaux.
• Alignement des membres de l'équipe : la collaboration vous permet d'aligner les membres de l'équipe travaillant à distance et sur site. Vos collaborateurs travaillent ensemble, où qu'ils se trouvent, pour s'assurer de la réalisation des tâches dans les temps. Cela permet aussi aux collaborateurs travaillant à distance de ne pas se sentir isolés.

Meilleures pratiques en matière de collaboration pour favoriser une culture axée sur le travail d'équipe

Bien que le travail d'équipe offre de nombreux avantages, beaucoup d'entreprises peinent à mettre en place des espaces de travail collaboratifs efficaces. Intégrer des valeurs collaboratives dans la culture de votre entreprise nécessite des efforts intentionnels au fil du temps. Voici 12 meilleures pratiques en matière de collaboration d'équipe pour favoriser une culture axée sur le travail d'équipe au sein de votre entreprise.

1. Mettre l'accent sur votre mission

Rassemblez les membres de votre équipe autour d'un objectif commun en rapport avec la mission de votre entreprise. Celle-ci doit être simple, clairement définie, mais néanmoins convaincante. Lorsque votre mission plaît à vos collaborateurs, ils sont plus susceptibles et prêts à travailler en équipe pour la mener à bien. En mettant l'accent sur votre mission et en la mentionnant régulièrement, vous vous assurez que chacun la comprend et la garde à l'esprit lorsqu'il travaille.

2. Montrer l'exemple

Lorsqu'ils ont des doutes, vos collaborateurs se tournent vers vous. En tant que chef d'équipe, vous pouvez leur dire de travailler ensemble, mais s'ils ne vous voient pas collaborer vous-même, ils sont moins susceptibles d'adopter cet état d'esprit. Lorsque cela est possible, montrez aux membres de votre équipe comment collaborer efficacement pour qu'ils puissent voir à quel point vous prenez cette approche au sérieux.

Montrer l'exemple permet également de renforcer la confiance parmi vos collaborateurs. Lorsque les membres de votre équipe ont confiance en vous et les uns envers les autres, travailler ensemble est naturel.

3. Respecter la diversité

Chaque membre de l'équipe offre une perspective et un processus de réflexion différents. Pour favoriser un environnement collaboratif, respectez la diversité et encouragez chaque personne à faire part de ses perspectives diverses. Montrer à vos collaborateurs que vous respectez leurs idées et points de vue permet de réduire les préjugés et de mettre tout le monde sur un même pied d'égalité. Le respect de la diversité encourage la cohésion entre les membres de l'équipe. Une équipe soudée peut coopérer efficacement.

4. Communiquer vos attentes

Communiquez vos attentes en matière de collaboration dans votre processus d'intégration, afin que les nouveaux membres de l'équipe comprennent la culture de votre entreprise dès le début. Reformulez les descriptions de poste pour différencier les responsabilités individuelles et collaboratives, afin que les collaborateurs sachent quand ils doivent privilégier le travail d'équipe dans le cadre de leurs fonctions.

5. Définir clairement vos objectifs

À l'instar de votre mission, assurez-vous de définir clairement les objectifs personnels, de l'équipe et de l'entreprise, et d'en discuter régulièrement. Discuter des objectifs au quotidien contribue à assurer la productivité, car tout le monde est ainsi conscient de ce qu'il a à faire chaque jour. Des objectifs communs encouragent aussi les membres de l'équipe à échanger des idées et à collaborer pour atteindre leurs objectifs.

6. Se concentrer sur les points forts de chacun

Les membres de l'équipe se sentant appréciés et valorisés dans leurs fonctions sont beaucoup plus susceptibles de rester plus longtemps. Se concentrer sur les points forts de chacun et les mettre en avant est un moyen efficace pour que vos collaborateurs se sentent valorisés et pour consolider votre équipe. Chacun apporte quelque chose de différent, alors déterminez comment utiliser au mieux ces compétences dans le cadre de la collaboration.

7. Promouvoir un environnement de travail axé sur la communauté

Un environnement de travail axé sur la communauté est bénéfique pour plusieurs raisons, et de nombreux membres de l'équipe souhaitent ce type de lieu de travail. Promouvoir un sentiment de communauté au travail encourage les membres de l'équipe à communiquer sur le plan professionnel et personnel. Établir des liens permet aux membres de l'équipe de s'aligner et de travailler ensemble plus efficacement.

8. Favoriser une communication ouverte et transparente

La communication est l'un des aspects les plus importants de la collaboration. Cependant, il se peut qu'elle ne soit pas naturelle pour certains membres de l'équipe. Il est donc important de favoriser un environnement où vos collaborateurs se sentent à l'aise pour communiquer ouvertement avec vous et les autres membres de l'équipe. Lorsque les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour parler ouvertement, ils sont plus susceptibles d'apporter leur contribution et de faire part de leurs idées. Cela crée un environnement de travail plus collaboratif et productif. 

9. Encourager l'innovation et la créativité

Un environnement collaboratif doit laisser suffisamment de place à l'innovation et à la créativité. La créativité et la collaboration sont étroitement liées, ce qui signifie que l'on ne peut pas encourager l'une sans promouvoir l'autre. Encourager la réflexion créative aide les membres de l'équipe à se sentir à l'aise pour partager et remettre en question des idées, et les implique davantage dans vos objectifs et votre mission. Laissez suffisamment d'espace à vos collaborateurs pour qu'ils puissent être créatifs ensemble, la collaboration suivra.

10. Partager les connaissances

Le partage des connaissances représente un aspect essentiel de la collaboration. Encouragez les membres de votre équipe à partager leurs informations, expériences et ressources. Fournir des espaces physiques et virtuels dans lesquels vos collaborateurs peuvent discuter, donner leur avis, s'encourager mutuellement et travailler ensemble contribue à promouvoir la coopération globale. Les plateformes de collaboration dans le cloud pour travailler sur un tableau blanc numérique et partager des documents, par exemple, facilitent l'échange de connaissances et favorisent une culture d'apprentissage continu.

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11. Utiliser des outils de collaboration

Les plateformes de collaboration sont essentielles dans les lieux de travail d'aujourd'hui. Dans la mesure où de nombreuses entreprises emploient des équipes à distance et hybrides, la collaboration en personne peut s'avérer plus difficile, voire impossible dans certains cas. Les outils de collaboration sécurisés rassemblent les membres de votre équipe, où qu'ils se trouvent et quel que soit leur planning, ce qui leur permet de travailler ensemble de près comme de loin. Ils peuvent contribuer à favoriser la collaboration et à développer votre entreprise.

Exemples d'outils de collaboration d'équipe :

• Outils de brainstorming virtuel
• Partage de documents chiffrés 
• Outils de gestion de contenu
• Outils de collaboration visuelle

12. Célébrer les réussites

Célébrer les réussites et récompenser vos équipes suite à une collaboration efficace leur montre sur quoi reposent les valeurs de votre entreprise et peut leur donner de nouveaux objectifs. Les récompenses incitent vos collaborateurs à travailler ensemble et peuvent être un moyen tangible de leur montrer que cela produit de bons résultats.

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