Wesentliche Elemente des Dokumentenmanagements

Unternehmen von heute leben von Informationen, und diese Informationen können viele Formen annehmen. 

Ihr Unternehmen beschäftigt sich täglich mit Inhalten, die wichtige Informationen enthalten. Vielleicht recherchieren Sie und Ihr Team regelmäßig und verfassen Whitepaper und Meinungsbeiträge, oder Sie erstellen Marketingtexte und Videos, um die Produkte Ihres Unternehmens zu bewerben. Wahrscheinlich senden Sie reichlich E-Mails oder Memos an Teammitglieder und externe Empfänger:Innen. 

Unabhängig davon, welche Art von Inhalten Sie erstellen, benötigen Sie eine Möglichkeit, diese effizient und effektiv zu verwalten. Hier kommt ein Framework für das Dokumentenmanagement ins Spiel. 

Mit dem Dokumentenmanagement können Sie Inhalte erstellen, speichern und verfolgen. Wenn Ihr Unternehmen keine Dokumentenmanagement-Software verwendet oder ein älteres System nutzt, das Ihren Anforderungen nicht mehr entspricht, sollten Sie sich über die Vorteile eines Umstiegs auf einen cloudbasierten Dokumentenmanagement-Prozess und die beteiligten Komponenten erkundigen. 

Was ist Dokumentenmanagement?

Bei einem Dokument handelt es sich nach ISO 9000:2015 um Informationen und das Medium, auf dem sie gespeichert sind. Wenn Sie das Wort „Dokument“ hören, stellen Sie sich möglicherweise eine Textverarbeitungsdatei vor. Aber Dokumente sind viel mehr als Doc-Dateien. Beispiele für Dokumente sind:

• Fotos
• Wörter auf Papier
• Digitale Dateien
• Digitale Videos
• Aufnahmen auf Magnetband oder CD

Unternehmen haben ihre Dokumente weitgehend digitalisiert. Teams erstellen häufig Dokumente auf einem Computer, auf dem Inhalte ausschließlich in digitaler Form vorliegen. Mit einem Dokumentenmanagement-System können Sie diese Arten von Dokumenten speichern, verwalten, verfolgen und entsorgen. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System ermöglicht es Ihnen, Dokumente Ihres Unternehmens sicher zu speichern, ohne dass physische Server oder Aktenschränke erforderlich sind. 

Was sind die wichtigsten Funktionen des Dokumentenmanagements?

Mit dem Dokumentenmanagement können Sie:

1. Dokumente erfassen

Der Prozess der Erfassung von Dokumenten hängt zum großen Teil von der ursprünglichen Form des Dokuments ab. Mit dem Dokumentenmanagement können Sie Informationen erfassen, die ursprünglich in physischer Form vorhanden waren, wie z. B. ein gedrucktes Manuskript oder ein Foto. Um das Dokument zu erfassen, scannen Sie entweder den gedruckten Text oder das Bild ein. Alternativ können Sie auch eine Kamera verwenden, um digitale Fotos des ursprünglichen physischen Dokuments aufzunehmen.

Sie können ein Dokument auch direkt in einem Dokumentenmanagement-System erzeugen. Mit Ihrer Software können Sie möglicherweise ein Textdokument erstellen, z. B. eine PDF- oder Docx-Datei. Wenn Ihr Unternehmen derzeit eine bestimmte Software zum Erstellen von Dokumenten verwendet, wie Microsoft 365 oder Google Suite, können Sie diese Programme in Ihr Dokumentenmanagement-System integrieren. Das System ist in der Lage, vorhandene Dateien zu erfassen und so Ihre organisatorischen Prozesse und die Bearbeitung von Inhalten zu optimieren. 

2. Verwaltung und Verfolgung von Dokumenten

Sobald Dokumente erfasst wurden, ist es ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements, diese Dokumente nachzuverfolgen und zu verwalten. 

Die Verwaltung von Dokumenten kann verschiedene Formen annehmen. Dazu kann ein System zum Ein- und Auschecken gehören, das dafür sorgt, dass immer nur eine Person auf einmal an einem bestimmten Dokument arbeiten oder darauf zugreifen kann. Es kann auch die Kontrolle beinhalten, wer Zugriff auf einzelne Dokumente hat. Einige Teams haben möglicherweise Zugriff auf alle Dokumente, die von Ihrem Unternehmen verwaltet werden, während andere Teams oder Abteilungen möglicherweise nur Zugriff auf die Dokumente haben, die für die von ihnen geleistete Arbeit relevant sind. 

Der Versionsverlauf ist ein weiterer Aspekt der Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten und sollte Teil Ihres Dokumentenmanagement-Prozesses sein. Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments in Ihrem System speichern, können Sie bei Bedarf schnell zu einer älteren Version zurückkehren oder sich eine ältere Version anzeigen lassen, um zu sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Einige Plattformen für das Dokumentenmanagement verfügen über eine integrierte Versionskontrolle, sodass Sie sie nicht verwalten müssen.

3. Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten

Aufbewahrung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements. Vor elektronischen oder digitalisierten Dokumenten war die gängigste Speichermöglichkeit, Dokumente in Aktenschränken, Regalen oder Schubladen aufzubewahren. Diese Speicheroptionen hatten ihre Vorteile, aber sie waren nicht besonders sicher. Ein Brand konnte wichtige Dokumente leicht beschädigen oder zerstören. Unbefugte Personen konnten konnten vertrauliche Informationen in die Hände bekommen, Dokumente mit nach Hause nehmen oder sie an andere böswillige Akteure weitergeben. 

Als elektronische Speichermedien leichter verfügbar wurden, begannen viele Unternehmen, Dokumente auf elektronischen Datenträgern oder Magnetfestplatten zu speichern. Physische, elektronische Aufbewahrungsmöglichkeiten waren zwar etwas sicherer als Aktenschränke oder Regale, aber sie waren nicht perfekt. Ein böswilliger Akteur konnte immer noch einen Datenträger oder eine Festplatte stehlen und auf die darauf gespeicherten Inhalte zugreifen. Wasser und Feuer konnten irreversible Schäden an den auf einem Datenträger oder einer Festplatte gespeicherten Informationen verursachen.

Ein weiterer Nachteil der Verwaltung physischer Dokumente – sei es auf Papier oder elektronisch – ist der eingeschränkte Zugriff auf die Dokumente. Wenn man eine Kopie einer vor einem Jahr verfassten Notiz finden oder sich ein älteres Marketingvideo ansehen möchte, muss man das Büro oder den Speicherort aufsuchen und das physische Dokument manuell suchen. Das Abrufen physischer Dokumente kann zeitaufwändig sein.

Im Gegensatz dazu ermöglicht das cloudbasierte Dokumentenmanagement die sichere Speicherung verschiedener Dokumente, von E-Mails über Marketingvideos bis hin zu Whitepapers und Audioaufzeichnungen. Da die Dokumente in der Cloud gespeichert werden, ist keine physische Kopie erforderlich. Cloudbasierter Speicher ist in der Regel sicherer als physischer Speicher. In der Cloud können Ihre Dokumente nicht durch Wasser oder Feuer beschädigt werden. Außerdem ist es für böswillige Akteure dank mehrerer Sicherheitskontrollen schwieriger, auf die Dokumente zuzugreifen.

Dokumentenmanagement kann auch eine ordnungsgemäße Entsorgung von Inhalten beinhalten. Je nach Art der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, kann die Entsorgung unterschiedliche Formen annehmen. Sie können Dokumente so archivieren, dass sie noch existieren, aber nicht ohne weiteres zugänglich sind. In einigen Fällen können Sie die Dokumente dauerhaft löschen.

Wie Sie Dokumente entsorgen, hängt von der Methode ab, mit der Sie sie verwalten. Physische Dokumente müssen oft physisch vernichtet werden. Bei nicht vertraulichen, papierbasierten Informationen kann dies bedeuten, dass das Papier recycelt wird. Vertrauliche, papierbasierte Dokumente muss Ihr Unternehmen wahrscheinlich schreddern. Physische Festplatten oder Datenträger können formatiert oder gelöscht werden, um vertrauliche Dokumente zu entfernen. Beim cloudbasierten Dokumentenmanagement erfolgt dieser Prozess digital.

Was sind Dokumentenmanagement-Systeme?

Dokumentenmanagement ist die Praxis, Dokumente zu erfassen, zu verwalten und zu speichern. Ein Dokumentenmanagement-System ist ein Programm, das Ihr Unternehmen zur effektiven Verwaltung von Informationen verwendet. 

Ein Dokumentenmanagement-System kann verschiedene Formen annehmen. Einige Systeme sind rein softwarebasiert, d. h. sie arbeiten ausschließlich mit elektronischen oder digitalisierten Dokumenten. Einige Dokumentenmanagement-Systeme verfolgen einen hybriden Ansatz. Mit ihnen können Sie elektronische Dateien wie PDFs, Videos und Audioaufzeichnungen erfassen, verfolgen und speichern. Außerdem verfügen sie über eine physische Komponente, die die Verwaltung von Papierdokumenten oder Dokumenten in anderer physischer Form vereinfacht, z. B. Bandaufnahmen, Datenträger oder Fotos.

Die frühesten Formen von Dokumentenmanagement-Systemen waren Softwareprogramme, die den Prozess der Organisation von Papier- und anderen physischen Dokumenten rationalisieren sollten. Diese frühen Systeme scannten in der Regel physische Dokumente ein oder kopierten sie auf eine andere Weise und konvertierten sie in elektronische Form. Sobald das System die physischen Dokumente konvertiert hatte, wurden diese organisiert, wobei normalerweise Metadaten zum Einsatz kamen, um Informationen zu sortieren und zu klassifizieren.

Unternehmen verlassen sich heute immer mehr auf elektronische oder digitale Dokumente. Während einige Dokumentenmanagement-Systeme noch Tools zur Erfassung physischer Dokumente enthalten, sind viele Systeme speziell für die Erstellung und Verwaltung digitaler oder elektronischer Informationsmedien konzipiert. Elektronische oder digitale Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen die Erstellung dieser Dokumente. Außerdem verwenden sie Metadaten, um Dokumente zu klassifizieren und zu sortieren. 

Warum Sie ein Dokumentenmanagement-System benötigen

Wenn Ihr Unternehmen viele Inhalte generiert und derzeit kein Dokumentenmanagement-System verwendet, bietet die Einführung eines solchen Systems viele Vorteile. Zu den Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems gehören:

1. Erhöhte Sicherheit

Einige Dokumente müssen vertraulich behandelt werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, während andere vertraulich behandelt werden sollten, damit Geschäftsgeheimnisse oder neue Ideen nicht in die falschen Hände geraten. Ein Dokumentenmanagement-System bietet die Sicherheitsfunktionen, die Sie benötigen, um Ihre Inhalte von böswilligen Akteuren sowie von Personen fernzuhalten, die sie einfach nicht sehen sollten. 

Sicherheit kann auch bedeuten, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben, wer was mit einem Dokument macht. Es kann beispielsweise in Ordnung sein, wenn Praktikant:Innen oder Verwaltungsassistent:Innen auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, aber bearbeiten sollten sie es nicht.

2. Einfachere Zusammenarbeit

Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht eine einfachere Zusammenarbeit. Sobald ein Dokument im System erstellt wurde, steuern Sie, wer Zugriff darauf hat und was mit dem Dokument gemacht werden darf. Sie können auch die Anzahl der Personen festlegen, die gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und dieses bearbeiten können. 

Vor allem erlaubt das Dokumentenmanagement-System die Nachverfolgung aller Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden. Wenn ein:e Texter:In beschließt, den zweiten Absatz eines Whitepapers umzuschreiben und der CEO oder ein:e Manager:In die Umschreibung nicht genehmigt, kann die frühere Version wiederhergestellt werden. 

Cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme vereinfachen zudem die Zusammenarbeit, indem sie den Zugriff auf Inhalte ermöglichen. Wenn Dokumente in der Cloud und nicht auf physischen Computern oder in Aktenschränken aufbewahrt werden, können Teammitglieder sicher und von überall aus darauf zugreifen. Sie benötigen lediglich ein internetfähiges Gerät. Das bedeutet, dass Sie mit einem Remote-Team zusammenarbeiten und Dokumente ganz einfach bearbeiten und verbessern können – unabhängig davon, wo sich die Personen befinden. 

3. Kosteneinsparung

Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems kann Ihr Unternehmen auf verschiedene Weise Geld sparen. Erstens bedeutet der Wechsel von physischen Speichermethoden auf die Cloud, dass Sie keine Miete mehr für den von den Rechnern benötigten Platz ausgeben müssen. Sie können den Raum, den Sie zum Speichern physischer Dokumente genutzt haben, in einen Arbeitsbereich umwandeln, wodurch Sie die Produktivität steigern und möglicherweise mehr Mitarbeitende einstellen können. Wenn Sie von einem auf physischen Servern oder Computern basierenden auf ein cloudbasiertes Content-Management-System umsteigen, müssen Sie sich auch nicht mehr um die Kosten für die Wartung der Hardware kümmern.

4. Bessere Compliance 

Je nach Branche müssen Ihre Dokumente möglicherweise bestimmte Vorschriften erfüllen. Ein Dokumentenmanagement-System kann den Compliance-Prozess optimieren und sicherstellen, dass Ihre Dokumente alle Regeln und Vorschriften einhalten.

5. Mehr Freiheit und Zeit

Ein Dokumentenmanagement-System gibt Ihnen mehr Zeit und mehr Freiheit. Das System kann viele Schritte automatisieren, die zuvor manuell ausgeführt wurden, wie das Sortieren von Dokumenten und das Aktivieren von Berechtigungen. Sie können sich auch darauf verlassen, dass Ihre Dokumente sicher sind und dass nur wenig Gefahr besteht, dass sie zerstört oder versehentlich gelöscht werden.

Was sind die Hauptkomponenten eines Dokumentenmanagement-Systems?

Dokumentenmanagement-Systeme verfügen tendenziell über Funktionen, die den Prozess der Erstellung, Zusammenarbeit und Verwaltung Ihrer Dokumente optimieren. Die Systeme bestehen in der Regel aus mehreren Komponenten, darunter:

1. Metadaten des Dokuments

Der Inhalt Ihres Unternehmens enthält Metadaten, d. h. grundlegende Informationen zu einem Dokument. Metadaten sind nicht immer sichtbar, wenn Sie ein Dokument öffnen, aber sie sind immer vorhanden. Metadaten umfassen in der Regel:

• Erstellungsdatum
• Name des Benutzers, der das Dokument erstellt hat
• Dateigröße
• Letzter Benutzer, der das Dokument bearbeitet hat
• Datum und Uhrzeit der letzten Speicherung
• Details zu Änderungen am Dokument

Bei einigen Dokumentenmanagement-Systemen wie Box können Sie benutzerdefinierte Metadaten erstellen. Durch die Erstellung eigener Metadaten können Sie Ihre Dokumente vollständig kontrollieren.

2. Dokumentenerfassung

Ein Dokumentenmanagement-System ist nichts ohne Dokumente. „Dokumentenerfassung“ ist der Prozess der Erstellung und des Hochladens von Dokumenten in das System. Dies kann in verschiedenen Formen erfolgen.

Wenn Sie physische Dokumente zu einem Dokumentenmanagement-System hinzufügen, können Sie sie durch Scannen oder Fotografieren erfassen. Der Scanner verwendet möglicherweise OCR (Optical Character Recognition), um Textbilder in Text umzuwandeln, den Sie im Dokument bearbeiten können. 

Eine weitere Möglichkeit, Dokumente zu erfassen, besteht darin, elektronische Dokumente aus einer anderen App in die Dokumentenmanagement-Software hochzuladen. Sie können beispielsweise Microsoft-365-Dateien oder Google Docs in Ihr System integrieren.

Schließlich kann sich „Dokumentenerfassung“ auf die Erstellung von Dokumenten wie Textdateien oder Bildern direkt im System selbst beziehen.

3. Indexierung

Es reicht nicht aus, wenn ein Dokumentenmanagement-System Ihre Dokumente speichert. Sie und Ihr Team müssen in der Lage sein, diese Dokumente schnell abzurufen. Aus diesem Grund ist die Indexierung ein wichtiger Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems. Damit können Sie den Überblick über die Inhalte behalten, die Sie im System hochladen oder erstellen. Das System kann Dokumente basierend auf dem ursprünglichen Ersteller, dem Team, das sie verwendet, oder benutzerdefinierten Regeln indizieren.

4. Aufbewahrung

Mit einem Dokumentenmanagement-System können Sie Inhalte aufbewahren und bestimmte Regeln für diese Aufbewahrung festlegen. Sie können beispielsweise einzelne Laufwerke für Dokumente basierend auf den Teams erstellen, die Zugriff darauf haben. Wenn Sie ein hybrides System verwenden, das sowohl cloudbasierte als auch physische Speicherung umfasst, können Sie die Aufbewahrungsorte jedes Dokuments verfolgen, ob in physischer oder digitaler Form.

Die Dokumentenspeicherung kann auch die Archivierung älterer Materialien, die Sicherstellung ihrer Sicherheit und die Verwaltung der eventuellen Entsorgung von Dokumenten umfassen. Wie Dokumente vernichtet oder entsorgt werden, hängt weitgehend von der Branche und der Art der Dokumente ab, mit denen Sie arbeiten. 

Möglicherweise können Sie Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten festlegen. Beispielsweise können Arbeitsverträge in einem Bereich Ihres Dokumentenmanagement-Systems aufbewahrt werden, solange eine Person für Ihr Unternehmen arbeitet. Nach dem Ausscheiden der Person aus dem Unternehmen kann der Vertrag in einen anderen Bereich des Content-Management-Systems verschoben werden, wo er ein Jahr lang gespeichert wird. Danach kann der Vertrag dauerhaft archiviert oder gelöscht werden, je nach den Regeln Ihres Unternehmens oder den geltenden Vorschriften.

5. Abrufen von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente erstellen und speichern, möchten Sie sie sicherlich bei Bedarf abrufen können. Der Abruf ist ein wesentlicher Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems. Wie Sie Dokumente abrufen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 

Sie können Berechtigungen für einen Inhalt festlegen, damit nur Personen in einem bestimmten Team oder Personen in bestimmten Rollen – beispielsweise Manager:Innen oder Führungskräfte – darauf zugreifen und sie abrufen können. Sie können auch einschränken, wie das Dokument abgerufen wird. Beispielsweise müssen Benutzer:Innen möglicherweise im Netzwerk Ihres Unternehmens oder über ein unternehmenseigenes Gerät angemeldet sein, um einen Inhalt zugreifen oder ihn herunterladen zu können.

6. Dokumentversionierung

Dokumente sind in der Regel nicht statisch. Sie entwickeln sich und ändern sich, wenn sie von Teammitgliedern bearbeitet werden. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise zu einer früheren Form eines Dokuments zurückkehren oder eine frühere Version überprüfen, um zu sehen, welche Änderungen eine Person vorgenommen hat. Ein Dokumentenmanagement-System erstellt und speichert mehrere Versionen des Inhalts Ihres Teams, sodass Sie den Inhalt während des gesamten Lebenszyklus im Auge behalten können.

7. Suche

Die Dokumente, die im Dokumentenmanagement-System Ihres Unternehmens gespeichert sind, sollten leicht nachverfolgt werden können. Mit einer Suchfunktion können Benutzer:Innen Dokumente basierend auf Name, Ersteller, Datum oder Schlüsselwörtern suchen.

8. Plattformübergreifende Integration

Ihr Unternehmen kann verschiedene andere Softwareplattformen zum Erstellen oder Organisieren seiner Inhalte verwenden. Ihr Dokumentenmanagement-System muss in alle Anwendungen oder Systeme integriert werden, die Sie bereits verwenden, um Ihre Dokumente zu organisieren und die Erstellung von Inhalten zu vereinfachen. 

9. Dokumentsicherheit

Ein Dokumentenmanagement-System sollte über Sicherheitsfunktionen verfügen, die steuern, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat und welche Art von Änderungen eine Person an diesem Inhalt vornehmen kann. Das System kann Sicherheitsfunktionen wie Kennwortschutz, Berechtigungen und Multifaktor-Authentifizierung verwenden, um zu verwalten, wer Zugriff auf welche Dokumente erhält.

10. Anmerkungen

Manchmal möchten Benutzer:Innen Notizen machen oder Kommentare für andere Benutzer:Innen hinterlassen, ohne das Dokument selbst zu ändern. Dies wird durch die Anmerkungsfunktion ermöglicht. Abhängig von den Sicherheitseinstellungen können Benutzer:Innen die Berechtigung haben, ein Dokument mit Anmerkungen zu versehen, ohne es zu ändern.

11. Workflow

Einige Dokumentenmanagement-Systeme umfassen eine Workflow-Komponente, die bestimmte Prozesse automatisiert. Beispiel: Wenn der/die Ersteller:In eines Dokuments mit dem Schreiben eines Textes fertig ist, wird das Dokument möglicherweise automatisch an eine:n Editor:In gesendet. Sobald der/die Editor:In das Dokument abzeichnet, kann es an eine(n) Prüfer:In weitergeleitet werden, der/die es überprüft. Die Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass Inhalte reibungslos weiterlaufen und dass es während eines wichtigen Projekts nicht zu Verzögerungen oder Pausen kommt.

So unterstützt Box den Dokumentenmanagement-Prozess

Wenn Sie das Dokumentenmanagement mit der Content Cloud überwachen, können Sie wertvolle Funktionen nutzen. Mit unserem Dokumentenmanagement-System können Sie Ihre Inhalte erstellen, gemeinsam bearbeiten und verwalten. Sie können den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente von einem zentralen Ort aus verwalten. Unser System stellt außerdem sicher, dass Ihre Dokumente alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und dass Ihre Inhalte sicher sind. Unser Dokumentenmanagement-System bietet unter anderem die folgenden Funktionen:

• Dokumente erstellen und erfassen
• Dokumente sortieren und Metadaten erstellen
• Berechtigungen verwalten
• Dateien speichern
• Automatische Workflows
• Zusammenarbeit vereinfachen
• Integration in andere Anwendungen
• Dokumente aufbewahren und entsorgen
• Sicherheitsebenen verwalten

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