Wesentliche Komponenten der Dokumentenverwaltung

Moderne Unternehmen leben von Informationen, und diese Informationen können viele Formen annehmen.

Ihr Unternehmen hat tagtäglich mit Inhalten, mit Content zu tun, der wichtige Informationen enthält. Vielleicht recherchieren und schreiben Sie und Ihr Team regelmäßig White Papers und Stellungnahmen. Oder Sie kreieren Marketingtexte und Videos, um die Produkte Ihres Unternehmens zu bewerben. Wahrscheinlich versenden Sie eine Fülle von E-Mails oder Memos an Teammitglieder und externe Adressaten.

Unabhängig von der Art des Contents, den Sie erstellen, brauchen Sie ein System, um ihn effizient und effektiv zu verwalten. Hier kommt ein Dokument-Management-Framework für die Dokumentenverwaltung ins Spiel.

Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es Ihnen, Content zu erstellen, zu speichern und zu verfolgen. Für den Fall, dass Ihr Unternehmen keine Software für die Dokumentenverwaltung einsetzt - oder ein älteres System verwendet, das Ihren Anforderungen nicht mehr entspricht, finden Sie hier wichtige Informationen. Sie erfahren mehr über die Vorteile eines Wechsels zu einem cloudbasierten Dokumentenverwaltungsprozess und die damit verbundenen Komponenten.

Was ist Dokumentenmanagement?

Nach ISO 9000:2015 ist ein Dokument eine Information und das Medium, auf dem sie gespeichert ist. Wenn Sie das Wort "Dokument" hören, stellen Sie sich vielleicht eine Textverarbeitungsdatei vor. Aber Dokumente sind viel mehr als nur .doc-Dateien. Zum Beispiel:

• Fotografien Worte auf Papier
• Digitale Dateien
• Digitale Videos
• Aufzeichnungen auf Magnetband oder optischen Datenträgern

Unternehmen haben ihre Dokumente weitgehend digitalisiert. Sie werden häufig von Teams am Computer erstellt, wo diese Inhalte dann nur in digitaler Form existieren.  Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie diese Art von Dokumenten speichern, verwalten, verfolgen und entsorgen. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, die Dokumente Ihres Unternehmens sicher zu speichern, ohne dass Sie physische Server oder althergebrachte Aktenschränke benötigen.

Was sind die wichtigsten Funktionen des Dokumentenmanagements?

Das Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen:

1. Dokumente erfassen

Der Prozess der Dokumentenerfassung hängt zum Großteil von der ursprünglichen Form des Dokuments ab. Mit dem Dokumentenmanagement können Informationen erfasst werden, die in physischer Form vorlagen, z. B. ein gedrucktes Manuskript oder ein Foto. Dazu scannen Sie den gedruckten Text oder das Bild. Oder Sie machen digitale Fotos des Originaldokuments.

Sie können ein Dokument auch direkt in einem Dokumentenverwaltungssystem erstellen. Mit Ihrer Software können Sie vielleicht ein Textdokument erstellen, eine PDF- oder Docx-Datei. Wenn Ihr Unternehmen derzeit ein bestimmtes Programm zur Erstellung von Dokumenten verwendet, z. B. Microsoft 365 oder Google Suite, können Sie diese Apps in Ihr Dokumentenverwaltungssystem integrieren. Das System kann dann vorhandene Dateien erfassen und so Ihre organisatorischen und inhaltlichen Abläufe optimieren. 

2. Dokumente verwalten und nachverfolgen

Nachdem Dokumente erfasst wurden, ist die Kernaufgabe des Dokumentenmanagements, diese sie zu verwalten und nachzuverfolgen.

Dokumente können auf unterschiedlichste Art verwaltet werden. Durch ein Check-in und Check-out System, das es jeweils einer Person erlaubt, an einem bestimmten Dokument zu arbeiten oder darauf zuzugreifen. Es kann auch die Kontrolle darüber beinhalten, wer Zugang zu einzelnen Dokumenten hat. Einige Teams könnten berechtigt sein, auf alle von Ihrer Organisation verwalteten Dokumente zuzugreifen, während andere Teams oder Abteilungen nur Zugriff auf die für ihre Arbeit relevanten Dokumente erhalten.

Die Versionshistorie ist ein anderer Aspekt der Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten. Sie sollte Teil Ihres Dokumentenmanagementprozesses sein. Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments in Ihrem System speichern, können Sie bei Bedarf schnell auf eine ältere Ausgabe zurückgreifen oder eine ältere Version einsehen, um zu sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Einige Plattformen für die Dokumentenverwaltung haben eine integrierte Versionskontrolle, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen.

3. Dokumente aufbewahren und entsorgen

Die Aufbewahrung ist noch ein entscheidender Bestandteil des Dokumentenmanagements. Bevor es elektronische oder digitalisierte Dokumente gab, wurden Dokumente vor allem in Aktenschränken, Regalen oder Schubladen aufbewahrt. Diese Aufbewahrungsmöglichkeiten hatten ihre Vorteile - aber sie boten zu wenig Sicherheit. Wichtige Dokumente könnten beispielsweise durch Feuer beschädigt oder zerstört werden. Eine unbefugte Person könnte sensible Informationen in die Hände bekommen, Dokumente mit nach Hause nehmen oder sie an andere böswillige Personen weitergeben.

Mit zunehmender Verfügbarkeit elektronischer Speichermedien begannen viele Unternehmen, Dokumente auf elektronischen Datenträgern oder magnetischen Festplatten zu speichern. Diese elektronischen Speichermöglichkeiten waren zwar etwas sicherer als Aktenschränke oder Regale, aber bei Weitem nicht perfekt. Unbefugte Personen könnten immer noch einen Datenträger oder eine Festplatte stehlen und auf die darauf gespeicherten Inhalte zugreifen. Wasser und Feuer könnten die gespeicherten Informationen irreversibel beschädigen.

Ein weiterer Nachteil der physischen Dokumentenverwaltung, ob in Papierform oder elektronisch, ist der begrenzte Zugang zu den Dokumenten. Wer eine Kopie eines vor einem Jahr geschriebenen Memos finden oder ein älteres Marketingvideo ansehen möchte, muss das Dokument im Büro oder Lager manuell aufspüren. Diese Suche kann sehr viel Zeit kosten.

Im Gegensatz dazu ermöglicht das Cloud-basierte Dokumentenmanagement die sichere Speicherung verschiedener Dokumente, von E-Mails über Marketingvideos bis hin zu Whitepapers und Audioaufzeichnungen. Da die Dokumente in der Cloud gespeichert werden, ist eine physische Kopie nicht erforderlich. Die Speicherung in der Cloud ist in der Regel sicherer als die physische Speicherung. Wenn Ihre Dokumente in der Cloud gespeichert sind, können sie nicht durch Wasser oder Feuer beschädigt werden. Dank zahlreicher Sicherheitskontrollen ist es für Unbefugte und Kriminelle viel schwieriger, auf die Dokumente zuzugreifen.

Dokumentenmanagement kann auch die richtige Entsorgung von Inhalten beinhalten. Die Art der Dokumente in Ihrem Unternehmen entscheidet über die Form der Entsorgung. Sie können Dokumente archivieren, so dass sie zwar noch existieren, aber nicht mehr ohne Weiteres zugänglich sind. In einigen Fällen können Sie die Dokumente endgültig löschen.

Wie Sie Dokumente löschen, hängt von der Art der Dokumentverwaltung ab. Physische Dokumente müssen oft physisch vernichtet werden. Bei nicht sensiblen, papierbasierten Informationen kann Recycling ausreichend sein. Bei vertraulichen, papierbasierten Dokumenten muss Ihr Unternehmen sie wahrscheinlich schreddern. Physische Festplatten oder Datenträger können formatiert oder gelöscht werden, um alle vertraulichen Dokumente zu entfernen. Mit der cloudbasierten Dokumentenverwaltung ist dieser Prozess digital.

Was sind Dokumentenmanagementsysteme?

Das Dokumentenmanagement ist die Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein Programm, das ein Unternehmen zur effektiven Verwaltung von Informationen einsetzt. 

Es gibt verschiedene Dokumentenmanagementsysteme. Einige Systeme sind rein softwarebasiert, das heißt, sie arbeiten ausschließlich mit elektronischen oder digitalisierten Dokumenten. Andere Dokumentenmanagementsysteme verfolgen einen hybriden Ansatz. Mit ihnen können Sie elektronische Dateien wie PDFs, Videos und Audioaufnahmen erfassen, speichern und nachverfolgen.  Sie verfügen auch über eine physische Komponente, die die Verwaltung von Papierdokumenten oder Dokumenten in anderer physischer Form - z. B. Tonbandaufnahmen, Disketten oder Fotos - vereinfacht.

Die frühesten Formen von Dokumentenverwaltungssystemen waren Softwareprogramme, die den Prozess der Organisation von Papier- und anderen physischen Dokumenten rationalisieren sollten. Diese frühen Systeme scannten oder kopierten in der Regel physische Dokumente und konvertierten sie in elektronische Form. Sobald das System die physischen Dokumente konvertiert hatte, wurden sie organisiert, wobei in der Regel Metadaten zum Sortieren und Klassifizieren der Informationen verwendet wurden.

Heute verlassen sich Unternehmen zunehmend auf elektronische oder digitale Dokumente. Während einige Dokumentenverwaltungssysteme noch Tools zur Erfassung physischer Dokumente enthalten, sind viele Systeme speziell für die Erstellung und Verwaltung digitaler oder elektronischer Informationsmedien konzipiert. Elektronische oder digitale Dokumentenverwaltungssysteme helfen bei der Erstellung dieser Dokumente. Sie verwenden ebenso Metadaten, um Dokumente zu klassifizieren und zu sortieren.

Warum brauchen Sie ein Dokumentenmanagementsystem?

Wenn Ihr Unternehmen viele Inhalte erstellt und noch kein Dokumentenmanagementsystem verwendet, bringt die Einführung eines solchen Systems viele Vorteile. Zu den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems gehören:

1. Erhöhte Sicherheit

Einige Dokumente müssen vertraulich behandelt werden, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, andere wiederum, damit Geschäftsgeheimnisse oder neue Ideen nicht in die falschen Hände geraten. Ein Dokumentenverwaltungssystem kann die Sicherheitsfunktionen bieten, die Sie brauchen, um Ihre Inhalte vor Kriminellen und vor Personen zu schützen, die keine Dokumenteneinsicht haben sollten.

Sicherheit kann auch bedeuten, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben, wer was mit einem Dokument macht. So kann es zulässig sein, dass ein Praktikant oder ein Verwaltungsassistent Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat, aber es nicht verändern kann.

2. Leichtere Zusammenarbeit

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Zusammenarbeit. Sobald ein Dokument im System erstellt ist, bestimmen Sie, wer darauf Zugriff hat und was er mit dem Dokument machen kann. Sie können auch die Anzahl der Personen festlegen, die gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten können.

Am wichtigsten ist jedoch, dass das Dokumentenverwaltungssystem alle Änderungen an einem Dokument aufzeichnet. Wenn ein Werbetexter beschließt, den zweiten Absatz eines Whitepapers umzuschreiben und der CEO oder ein Manager die Neufassung nicht genehmigt, ist es möglich, zur früheren Version zurückzukehren.

Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme vereinfachen die Zusammenarbeit auch, weil sie den Zugriff auf die Inhalte ermöglichen. Wenn Dokumente in der Cloud und nicht auf physischen Computern oder in Aktenschränken gespeichert sind, können Teammitglieder sicher und von überall darauf zugreifen. Sie brauchen lediglich ist ein Gerät, das mit dem Internet verbunden werden kann. Das bedeutet, dass Sie mit einem entfernten Team zusammenarbeiten und Dokumente problemlos bearbeiten und verbessern können, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Mitarbeiter befinden.

3. Reduzierte Kosten

Durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kann Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht Geld sparen. Erstens bedeutet die Umstellung von physischen Speichermethoden auf die Cloud, dass Sie keinen Speicherplatz mehr mieten müssen. Der Raum, in dem bisher physische Dateien aufbewahrt wurden, kann zu einem Arbeitsbereich werden. Damit können Sie die Produktivität steigern und möglicherweise mehr Mitarbeiter einstellen. Wenn Sie zu einem Cloud-basierten Content-Management-System wechseln und nicht mehr auf physische Server oder Computer zurückgreifen, müssen Sie sich auch nicht mehr um die Wartung der Hardware kümmern.

4. Verbesserte Einhaltung

Je nach Branche müssen Ihre Dokumente möglicherweise bestimmten regulatorischen Vorschriften entsprechen. Ein Dokumentenmanagementsystem kann den Compliance-Prozess optimieren und sicherstellen, dass Ihre Dokumente alle Regeln und Vorschriften einhalten.

5. Mehr Freiheit und Zeit

Mit einem Dokumentenmanagementsystem gewinnen Sie Zeit und haben mehr Freiheit. Das System kann viele Schritte automatisieren, die früher händisch erledigt werden mussten, z. B. das Sortieren von Dokumenten und die Freigabe von Berechtigungen. Außerdem können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente sicher sind und kaum die Gefahr besteht, dass sie zerstört oder versehentlich gelöscht werden.

Was sind die wichtigsten Bestandteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Dokumentenmanagementsysteme verfügen in der Regel über Funktionen, die den Prozess der Erstellung, der Zusammenarbeit und der Verwaltung Ihrer Dokumente rationalisieren. Systeme bestehen meist aus mehreren Komponenten, darunter:

1. Metadaten des Dokuments

Die Inhalte Ihres Unternehmens enthalten Metadaten, d. h. grundlegende Informationen über ein Dokument. Sie sind nicht immer sichtbar, wenn Sie ein Dokument öffnen, sie sind immer vorhanden. Zu den Metadaten gehören in der Regel:

• Datum der Erstellung
• Name des Benutzers, der das Dokument erstellt hat
• Größe der Datei
• Letzter Benutzer, der das Dokument bearbeitet hat
• Datum und Uhrzeit der letzten Speicherung
• Details zu Änderungen am Dokument

Mit einigen Dokumentenverwaltungssystemen, beispielsweise mit Box, können Sie benutzerdefinierte Metadaten erstellen. Mit diesen eigenen Metadaten sind Sie in der Lage, Ihre Dokumente vollständig zu kontrollieren.

2. Dokumentenerfassung

Ein Dokumentenmanagementsystem ist nichts ohne Dokumente. Die "Dokumentenerfassung" ist der Prozess der Erstellung und des Hochladens von Dokumenten in das System. Dieser Prozess kann unterschiedlich sein.

Durch Scannen und Fotografieren können Sie Dokumente erfassen und zu einem Dokumentenmanagementsystem hinzufügen. Der Scanner kann eine optische Zeichenerkennung (OCR) verwenden, um Textbilder in Text umzuwandeln, den Sie im Dokument bearbeiten können.

Eine weitere Möglichkeit ist, elektronische Dokumente aus einer anderen APP in die Dokumentenmanagement-Software hochzuladen. Sie können zum Beispiel Microsoft 365-Dateien oder Google Docs in Ihr System integrieren.

Der Begriff "Dokumentenerfassung" kann sich aber auch auf die Erstellung von Dokumenten, Textdateien oder Bilder direkt im System selbst beziehen.

3. Indizierung

Es reicht nicht, wenn ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Dokumente nur speichert. Sie und Ihr Team müssen diese Dokumente auch schnell wiederfinden können. Deshalb ist die Indizierung eine entscheidende Komponente eines Dokumentenmanagementsystems, damit Sie den Überblick über die Inhalte behalten, die Sie in das System hochladen oder erstellen. Das System kann Dokumente auf der Grundlage des ursprünglichen Verfassers, des Teams, das sie verwendet oder anhand benutzerdefinierter Regeln indizieren.

4. Lagerung

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Inhalte speichern und spezielle Regeln für die Speicherung festlegen. So können Sie zum Beispiel einzelne Laufwerke für Dokumente erstellen, je nachdem, welche Teams Zugriff darauf haben. Wenn Sie ein Hybridsystem verwenden, das sowohl eine Cloud-basierte als auch eine physische Speicherung ermöglicht, können Sie nachverfolgen, wo die einzelnen Dokumente.

Die Dokumentenaufbewahrung kann auch die Archivierung älterer Unterlagen, deren sichere Lagerung und die Entsorgung der Dokumente umfassen. Wie diese entsorgt oder vernichtet werden, hängt weitgehend von der Branche und der Art des Dokumentes ab.

Sie könnten auch Regeln für die Aufbewahrung bestimmter Dokumente festlegen. Mitarbeiterverträge könnten in einem Bereich Ihres Dokumentenverwaltungssystems zum Beispiel so lange aufbewahrt werden, wie die betreffende Person für Ihr Unternehmen arbeitet. Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters wird der Vertrag in einen anderen Bereich des Content-Management-Systems verschoben und ein Jahr lang aufbewahrt. Danach kann der Vertrag dauerhaft archiviert oder gelöscht werden, entsprechend den Regeln Ihres Unternehmens oder den geltenden Vorschriften.

5. Abrufen von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente erstellen und speichern, möchten Sie sie bei Bedarf auch wiederfinden können. Das Wiederauffinden ist ein wesentlicher Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems. Wie Sie Dokumente abrufen, hängt von einigen Faktoren ab.

Sie können Berechtigungen für einen Inhalt festlegen. Damit stellen Sie sicher, dass ausschließlich Personen eines bestimmten Teams oder Personen mit bestimmten Rollen wie Manager oder Führungskräfte darauf zugreifen und es abrufen können. Sie können auch einschränken, wie das Dokument abgerufen wird. Ein Benutzer muss beispielsweise im Netzwerk Ihres Unternehmens angemeldet sein oder ein unternehmenseigenes Gerät verwenden, bevor er auf einen Inhalt zugreifen oder ihn herunterladen kann.

6. Versionierung von Dokumenten

Dokumente sind meist etwas Lebendiges. Sie entwickeln und verändern sich, wenn sie von Mitarbeitern bearbeitet werden. In manchen Fällen müssen Sie zu einer früheren Form eines Dokuments zurückkehren oder eine frühere Version noch einmal überprüfen, um zu sehen, was geändert wurde. Ein Dokumentenverwaltungssystem erstellt und speichert multiple Versionen des Contents, an dem Ihr Team arbeitet. Dadurch können Sie den gesamten Bearbeitungsprozess im Auge behalten.

7. Suche nach

Die im Dokumentenmanagementsystem Ihres Unternehmens gespeicherten Dokumente sollten leicht auffindbar sein. Eine Suchfunktion ermöglicht es den Benutzern, Dokumente anhand von Name, Ersteller, Datum oder Schlüsselwörtern zu suchen.

8. Plattform- und systemübergreifende Integration

Möglicherweise arbeitet Ihr Unternehmen mit einer Vielzahl anderer Softwareplattformen für die Erstellung oder Organisation seiner Inhalte. Ihr Dokumentenverwaltungssystem muss mit allen bereits verwendeten Anwendungen oder Systemen integriert werden, um Ihre Dokumente zu organisieren und den Prozess der Inhaltserstellung zu erleichtern.

9. Dokumentensicherheit

Ein Dokumentenverwaltungssystem sollte über Sicherheitsfunktionen verfügen, die steuern, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat und welche Art von Änderungen eine Person am Inhalt vornehmen darf. Für die Zugriffsverwaltung kann das System Sicherheitsfunktionen wie Kennwortschutz, Berechtigungen und Multifaktor-Authentifizierung nutzen.

10. Anmerkungen

Manchmal ist es notwendig, Notizen oder Kommentare für andere Benutzer zu hinterlassen, ohne das Dokument selbst zu verändern. Eine Anmerkungsfunktion ermöglicht dies. Je nach Sicherheitseinstellungen kann ein Benutzer die Erlaubnis haben, ein Dokument zu kommentieren, ohne es zu ändern.

11. Arbeitsablauf

Einige Dokumentenmanagementsysteme enthalten eine Workflow-Komponente, die bestimmte Prozesse automatisiert. Wenn beispielsweise der Ersteller eines Dokuments mit dem Schreiben fertig ist, kann das Dokument automatisch an einen Redakteur geschickt werden. Sobald der Redakteur das Dokument abgesegnet hat, wird es möglicherweise an einen Prüfer weitergeleitet, der es auf seine Richtigkeit überprüft. Die Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass die Inhalte reibungslos fließen und dass es inmitten eines wichtigen Projekts keine Verzögerungen oder Pausen gibt.

Wie Box den Dokumentenmanagementprozess unterstützt

Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement mit der Content Cloud verwalten, profitieren Sie von wertvollen Funktionen. Mit unserem Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihre Inhalte erstellen, gemeinsam bearbeiten und verwalten. Sie können den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente von einem zentralen Ort aus verwalten. Unser System stellt außerdem sicher, dass Ihre Dokumente alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Ihre Inhalte sicher sind. Einige Möglichkeiten, die unser Dokumentenmanagementsystem bietet:

• Dokumente erstellen und erfassen
• Dokumente sortieren und Metadaten erstellen
• Berechtigungen verwalten
• Dateien speichern
• Workflows automatisieren
• Zusammenarbeit vereinfachen
• Integration mit anderen Anwendungen
• Dokumente aufbewahren und entsorgen
• Sicherheitslevel verwalten

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